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E-Akte für die Schweiz

Unsere E-Akte Webseite für den deutschsprachigen Raum gibt es jetzt auch in Schweizer Ausprägung. In der Schweiz wird die „elektronische Aktenführung“ allerdings »GEVER« genannt, was kurzum „Geschäftsverwaltung“ heißt. Mit GEVER wollen wir die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in öffentlichen Schweizer Gemeinden und Städten ermöglichen und weiter vorantreiben. 

Ihr optimaler Verwaltungablauf

Dadurch, dass die E-Akte auf Basis von Acta Nova auch in der Schweiz bereits stark vertreten ist, gibt es die E-Akte Homepage nun auch in GEVER-Form. Das neue Logo, sowohl als auch die Abbildungen, Referenzen und auch einzelne Fachbegriffe finden sich nun im schweizerdeutsch wieder.

Hier einige Beispiele für alle zum Verständnis:

  • Akte = Dossier
  • Aktenplan = Ordnungssystem
  • Mitzeichnung = Visum
  • Tagesordnungspunkt = Traktandum

Auf unserer GEVER Seite finden Sie einige bisherige Kundenprojekte, Informationen zu unserer Softwarelösung und zum Beispiel bei welchen Konferenzen Sie uns als nächstes treffen können.

E-Akte: Die „Ran an den Bürger“ Initiative mit RUBICON IT

Die neue E-Government Initiative „Ran an den Bürger“ von RUBICON IT und TechTalk soll nicht nur mehr Bürgernähe, sondern auch effizientere Abläufe in der öffentlichen Verwaltung ermöglichen. Das von TechTalk entwickelte Sitzungsdienst-Modul ist ein wesentlicher Baustein dieses Angebots.

Die Initiative umfasst Online-Bürgerservices in den folgenden Anwendungsgebieten:

Die Basis für diese IT-Services stellt Acta Nova von RUBICON IT bereit. Das neue Acta Nova Modul „Sitzungsdienst“ ist eine Erweiterung und ermöglicht eine effiziente Vorbereitung, Führung, Nachbereitung und Verwaltung von Sitzungen in öffentlichen Behörden wie etwa Gemeinden, Stadtverwaltungen oder auch in Hochschulen.

Der Versand von Sitzungseinladungen, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, sowie das automatisierte Erstellen von Sitzungsvorlagen wird dadurch optimal unterstützt und vereinfacht. Die Sitzungsverwaltung kann individuell angepasst werden: So können Prozesse wie z.B. die Erstellung der Agenda, die Bearbeitung einzelner Akten und Vorgänge oder auch die Zuordnung von Sitzungsdokumenten mittels übersichtlicher Struktur effizienter und einfacher abgewickelt werden. E-Akte Informationen zum Sitzungsdienstmodul können hier heruntergeladen werden.

Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen zum bürgernahen Online-Services benötigen, kontaktieren Sie uns hier.

 

 

Übergabe der Buchspende zur Ergänzung der Schulbibliothek Teočak

Am Anfang unserer Reise nach Tuzla, zur Familie meines sehr guten Freundes Damir, wollten wir einen kurzen Abstecher in der Schule in Teočak machen, um uns zu überzeugen, ob und wo „unsere“ Bücher angekommen sind. Und waren einigermaßen überrascht.

Die provinzielle Kleinstadt in schöner bosnischer Hügellandschaft, circa eine Autostunde von Tuzla entfernt, hat zwar nur ca. 8.000 Einwohner, jedoch die zwei Pflichtschulen (Volks- und Mittelschule) insgesamt ca. 1.600 Schüler, die auch aus den umliegenden Dörfern kommen.

Das Schulgebäude hatte auf mich grundsätzlich dieselbe Wirkung, wie anderswo auch. In vorsichtig interessierter Beobachtung, dankbar für alles an Ausbildung in der Vergangenheit und noch dankbarer, selbst nicht mehr in die Schule gehen zu müssen.

Unser Besuch wurde aber gleich von einer ganzen Delegation begleitet: Dem Bürgermeister Tajib Muminovic, seinem Stellvertreter, dem Feuerwehrhauptmann (der auch Vorstand der Universität in Tuzla ist), dem Bildungsbeauftragten der Stadt, natürlich den beiden Schuldirektoren Dževad Mehić und Nermin Mulaosmanović, dem riesengroßen Ex-Basketballprofi der nun, heimgekehrt vom internationalen Sport-Parkett, hier im Dorf Englisch-Lehrer ist – und vielen Lehrern und Menschen mehr, deren Nennung formatsprengend wäre.

Warum so viel Aufmerksamkeit für uns und ein paar hundert gespendeten Büchern?

Das Ministerium in Bosnien schreibt den Schulen – eh wie bei uns – einen Lehrplan vor, inklusive der verpflichtenden und empfohlenen Literatur für die Kinder. Leider hat man dort nicht die Mittel, den Schulen diese Literatur auch (vollständig) zur Verfügung zu stellen.

Ideen gibt es viele, am Ende scheitert es am Geld

Der Betreiber der beiden Schulen ist die Stadt Teočak, die sich gerade finanziell von der Fertigstellung der Wasserversorgung für alle Haushalte erholt und zuletzt mit der Hilfe Vieler den Turnsaal in der Schule, nach dem Hochwasser 2014 (Muren) wiederherstellen konnte. Wo man in der Stadt hinschaut, gibt es Infrastrukturbedarf (Straßenbeleuchtung wäre praktisch) , die im Krieg zu 90% zerstört wurde, und über 50% Arbeitslosigkeit beklagt.

Hier lebt und arbeitet Damirs Freund Suad als Bildungsreferent der Kommune, der uns vom Bedarf der Vervollständigung der Bibliothek erzählt hat. Eine sehr konkrete Idee, die uns persönlich schnell begeistert hat und danach auch den Rotary Club Wien Nestroy, „mein“ Unternehmen TechTalk und den Bosnischen Kulturverein. Gemeinsam haben wir die Mittel (insgesamt EUR 3.800) zusammengetragen. Der Verleger Lijepa Riječ d.o.o. aus Tuzla hat kostenlos noch 30% Bücher dazugegeben. Perfekt koordiniert wurde das Projekt durch Damir und Suad in einer Art und Weise, die Spender schätzen: direkt, konkret und verlässlich durchgeführt.

Bildung ist gerade in einer strukturell schwachen Region mit seelischen Kriegswunden, für Kinder und Jugendliche ein essentieller Baustein um die Welt und ihre Buntheit kennen- und hoffentlich lieben zu lernen. Sich vielleicht durch gute Literatur einfach ein bisschen distanzieren zu können, hinein in räumlich, zeitlich und kulturell entfernte Welten.

Die große Aufmerksamkeit, die unser verhältnismäßig kleines Projekt und unser Besuch erregt hat, war erstaunlich und auch eine große Ehre, die allen gebührt, die mitgewirkt haben. Als Besucher der Stadt und der Schulen habe ich jedenfalls nicht mit dieser Gastfreundschaft gerechnet, für die ich mich auf diesem Weg nochmals bedanke und auch gerne an alle Weitertragen möchte, die beim Spenden mitgewirkt haben.  

TechTalk ist jetzt Freund der Schulen

Unverhofft wurden uns für alle beteiligten Spender von den Schuldirektoren eine Freundschaftsurkunde überreicht, die sicher einen Ehrenplatz in unseren Büros und Wohnungen bekommen.

Unser nächstes Vorhaben ist bereits in Überlegung und hat teilweise begonnen: Der Informatikraum benötigt aktuellere Hardware. Der derzeitige Bestand ist circa 10 Jahre alt und für zeitgemäßen Unterricht nur eingeschränkt einsetzbar. Viele Unternehmen in Österreich ersetzen ihre Geräte nach 4-5 Jahren. Vielleicht können wir hier in Zukunft, zusätzlich zu den drei Computer/Monitor Kombinationen, die wir der Schule dieses Jahr bereits zur Verfügung gestellt haben, mehr zur Verfügung stellen. Wenn Sie mitmachen möchten, melden Sie sich bitte bei mir.

Links

adesso und TechTalk erhalten Zuschlag der Bundesnetzagentur für die Einführung der elektronischen Akte

Die Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen in Bonn beauftragt die Bietergemeinschaft adesso AG und TechTalk GmbH mit der Lieferung, Integration und Einführung einer Standardsoftware zur elektronischen Aktenführung. Das Auftragsvolumen beträgt rund 3,5 Millionen Euro.

In einem ersten Schritt soll die elektronische Aktenführung („E-Akte„) in der Abteilung der Bundesnetzagentur eingeführt werden, die für die Umsetzung des „Netzausbaubeschleunigungsgesetzes Übertragungsnetz (NABEG)“ verantwortlich ist. Das NABEG dient als Grundlage, um den Ausbau der Höchstspannungsleitungen bundesweit zu beschleunigen und das Stromnetz effizient und umweltverträglich für die geplante Energiewende auszubauen.

Die Bundesnetzagentur hat mit ihrer Entscheidung die Weichen für ein durchgängig elektronisch gestütztes Dokumentenmanagement in ihrer Behörde gestellt. Die Bundesnetzagentur ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie und setzt mit diesem Projekt die Vorgaben des eGovernment-Gesetzes, das die Einführung einer digitalen Aktenführung für Bundesbehörden ab 2020 vorsieht, um.

Das Projekt „E-Akte“ soll die weitgehend papiergebundene Bearbeitung von Geschäftsvorgängen in der Behörde ablösen. Die beauftragte Bietergemeinschaft aus adesso und TechTalk wird dazu in den nächsten zwölf Monaten ihre Kenntnisse auf dem Gebiet der Entwicklung, Einführung und dem Betrieb komplexer Softwareprojekte bündeln. Der Produkthersteller rubicon IT GmbH ist als Subdienstleister mit an Bord, um sein bewährtes Dokumentenmanagement-System Acta Nova einzubringen.

Neben der klassischen Korrespondenz per Post werden Dokumente in der Bundesnetzagentur auch über elektronische Verfahren und Schnittstellen erzeugt, bearbeitet, gespeichert und ausgetauscht. Die verschiedenen Aufgaben der Bundesnetzagentur werden zudem durch spezifische Fachanwendungen unterstützt. Hierbei handelt es sich meist um Individualsoftware oder angepasste Standardsoftware. All diese unterschiedlichen Systeme und Verfahren gilt es bei der E-Akte-Einführung nun zusammenzuführen und unter einem Dach zu integrieren. Besonderes Augenmerk kommt dem wichtigen Thema Rechtssicherheit der elektronischen Aktenführung zu, da die Bundesnetzagentur Fachaufgaben betreut, die eine hohe rechtliche Verfahrenssicherheit erfordern.

In der ersten Phase wird das Partnerkonsortium die E-Akte in der „Abteilung 8 Netzausbau“ implementieren und bis April 2018 in den Wirkbetrieb überführen. Danach soll die E-Akte in weiteren Abteilungen, Beschlusskammern, Stäben und Referaten der Behörde zum Einsatz kommen.

Der Auftrag umfasst auch die Bereitstellung erforderlicher Lizenzen sowie Dienstleistungen, Pflege und Support für vier Jahre mit einer Option zur Verlängerung um weitere zwei Jahre.

Diese Presseaussendung wurde von adesso veröffentlicht und von TechTalk übernommen.

Mehr über die TechTalk e-Akte erfahren.

Erfahrungsbericht: Der Weg zur ISO 9001:2015 Zertifizierung!

Seit einigen Wochen sind wir nach ISO 9001:2015 zertifiziert. In diesem Blogpost möchte ich ein paar Einblicke in den Zertifizierungsprozess geben.

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Entscheidung und Zeitplan

Die Entscheidung die Zertifizierung anzustreben wurde im Herbst 2015 getroffen und beruhte großteils darauf, die Wettbewerbsfähigkeit durch ein anerkanntes Qualitätssiegel zu steigern. Die unternehmerischen Kernprozesse, die größtenteils schon dokumentiert oder klar in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verankert waren, sollten zertifiziert werden und die eigenen Qualitätshandbücher ersetzen.

Eine zusätzliche Motivation war das Potential für eine laufende und strukturierte Verbesserung der Abläufe und Dokumentationen sowie die höhere Kommunikationsfähigkeit strategisch wichtiger Grundlagen, wie beispielsweise dem Unternehmensleitbild.

Durch die Revision der ISO 9001 (2015), die den Fokus weniger auf strikte Dokumentationsvorgaben und mehr auf ein lebendes Qualitätsmanagementsystem legt, eröffnete sich uns zusätzlich auch die Möglichkeit, die Zertifizierung mit den für uns gängigen Tools, wie SpecLog, Sharepoint oder OneNote durchzuführen. Eine Aktualisierung bzw. Überarbeitung vorhandener Dokumentation war dadurch nicht nur einfacher möglich sondern sollte uns in Zukunft auch mehr als Pseudo-Dokumentation, die nur der Zertifizierung dient, bringen.

Der ursprüngliche Zeitplan – eine Zertifizierung im Q2 2016 – war etwas zu ambitioniert, da es sich recht bald herausstellte, dass die Durchlaufzeiten zu kurz angesetzt waren. Trotzdem waren wir bemüht die Zertifizierung so bald wie möglich abzuschließen, und wir konnten dann am 20. Juni 2016 den ersten Schritt zur Zertifizierung, nämlich die Durchführung des internen Audits, tätigen.

Ablauf

Ein TechTalk Prozess visualisiert als Story Map in SpecLog

Ein TechTalk Prozess visualisiert als Story Map in SpecLog

Die inhaltlichen Gespräche haben im Oktober 2015 begonnen. In den ersten Monaten wurden intern und mit einem Berater die von der Norm geforderten Themen bearbeitet. Um die definierten Prozesse auszuarbeiten gab es in dieser Zeit Workshops mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von TechTalk in welchen wir uns auf die Schritte und Aktivitäten in den Prozessen einigten.

Festgehalten wurden die Prozesse in unserem Story-Mapping-Tool SpecLog. Aufgrund der guten Übersicht durch die Aufteilung in Prozessschritte, Aktivitäten und Artefakte kann sich jeder Mitarbeiter schnell einen Überblick über die Prozesse verschaffen.

Nachdem der Ablauf der Prozesse feststand, mussten Prozesskennzahlen für jeden Prozess definiert werden. Die sinnvollsten und aussagekräftigsten Kennzahlen auszuwählen war nicht immer leicht, denn diese sollten so definiert sein, dass die Effektivität des Prozesses festgestellt werden kann und im negativen Fall auch leicht gesehen werden kann, an welcher Schraube gedreht werden muss um den Prozess zu verbessern.

Nach der Ausarbeitung der Prozesse wurde jedem Prozess ein/e Prozesseigner/in zugeteilt, welche/r die Verantwortlichkeit für den Prozess in Zukunft übernimmt. Diese Verantwortlichkeit beinhaltet unter anderem den Inhalt der Prozesse, die laufende Überprüfung anhand von Prozesskennzahlen sowie die Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen.

Abgesehen von den Prozessen wurden auch Themen wie der Kontext der Organisation, die Führung, Planung und Unterstützung behandelt. Es wurde dabei Vorhandenes aktualisiert und manches neu erstellt oder aus mehreren Quellen zusammengetragen mit dem Fokus diese Themen präsenter und auch zugänglicher für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu machen.

Die TechTalk Identität wurde überarbeitet

Die TechTalk Identität wurde überarbeitet

Das Audit

Am 20. Juni fand das interne Audit, bei dem sich unser Berater nochmals alle Unterlagen angesehen hat und ein letztes Mal überprüft wurde, ob alle von der Norm geforderten Punkte erfüllt sind, statt. Kurz darauf wurde dann das Stage 1 Audit, bei dem sich der externe Auditor einen Überblick über die vorhandene Dokumentation verschaffte, durchgeführt.

Bevor das Stage 2 Audit dann am 27. und 28. Juli stattfand, gab es noch ein paar Kleinigkeiten, die beim Stage 1 Audit auffielen, zu ergänzen. Beim Stage 2 Audit wurde dann nicht nur die Dokumentation überprüft, sondern auch die Prozesse im Detail besprochen, um sicherzustellen, dass diese auch wie definiert gelebt bzw. durchgeführt werden.

Das Zertifikat wurde uns eine Woche nach der Durchführung des Stage 2 Audits übermittelt, womit wir offiziell die ISO 9001 Zertifizierung erreicht hatten.

Das ISO Team bei TechTalk

Das ISO Kernteam bei TechTalk: Daniel Fellegger, Christian Hassa, Franz Noll, Wilhelm Fauma.

Ausblick

Die Gültigkeit des Zertifikats beträgt 3 Jahre. Zwischen den externen Zertifizierungsaudits wird jährlich auch ein internes Audit sowie ein Überwachungsaudit durchgeführt, in welchen jeweils die zur Verbesserung definierten Punkte vom vorhergehenden Audit herangezogen und überprüft werden.

Für TechTalk gilt es nun das QMS (Qualitätsmanagementsystem) zu etablieren und laufend die Prozesskennzahlen zu überwachen und Maßnahmen zur Weiterentwicklung und Verbesserung durchzuführen.

Fazit

Der Aufwand zur Zertifizierung ist nicht zu unterschätzen. Wir konnten den Zertifizierungsprozess aber beschleunigen, da auch vor der Zertifizierung schon strukturiert, nach teilweise “ungeschriebenen Prozessen”, gearbeitet wurde und schon einiges an (Qualitätsmanagement-) Dokumentation vorhanden war.

Von den zusätzlich für die Zertifizierung erstellten Inhalten erachten wir einen Großteil als sinnvoll, da es uns von Anfang an ein Anliegen war zugängige und leichtfüßige Dokumentation, die auch in der täglichen Arbeit helfen kann und nicht nur der Zertifizierung dient, zu erstellen.

Weiters ist es ein großer Vorteil, dass die ISO 9001 die Kundinnen und Kunden sowie die ständige Verbesserung in den Vordergrund stellt, denn bei der agilen Durchführung von Projekten trifft beides aufeinander. Feedback vom Kunden einzuholen und einzuarbeiten, sowie die laufende Verbesserung von internen Abläufen durch Retrospektiven gehören bei uns zum Standard der Projektentwicklung und mussten nicht erst eingeführt werden.

Wir sehen optimistisch in die Zukunft und haben derzeit den Eindruck als würde uns die Zertifizierung Vorteile erbringen und dem Unternehmen dienen. Allerdings muss sich dieser Eindruck durch die Etablierung des QMS in den nächsten Jahren erst bewähren.