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Design Thinking – Kreative Ideen zum Onboarding neuer Mitarbeiter

Vor kurzem hatte ich, Eugene Hofmannsrichter, die Möglichkeit, einen Design Thinking Workshop zu begleiten. Als UX Designer hatte ich schon einiges über dieses Thema gehört, jedoch noch nicht aktiv damit zu tun gehabt. Zumindest dachte ich das. Zur Vorbereitung habe ich mich nur kurz in dieses Thema eingelesen. Das Vorgehen auch in der Praxis sehen zu können war mir natürlich sehr willkommen, um das Thema für mich auch greifbarer zu machen.

Der Workshop wurde von Claudia Oster moderiert und hatte das Ziel, Ideen zu generieren, die das Onboarding neuer MitarbeiterInnen in einem großen Unternehmen am ersten Tag verbessern sollen.

Worum geht’s bei Design Thinking?

Design Thinking geht es darum, Personen mit verschiedenem Hintergrund (z.B. verschiedene Berufsfelder und Abteilungen eines Unternehmens) gemeinsam an der Lösung eines Problems arbeiten zu lassen. Dazu werden Methoden eingesetzt, bei denen die Menschen im Zentrum stehen, für die die Lösung entwickelt werden soll, mit all ihren Motivationen und Bedürfnissen. Im Laufe der einenhalb Tage wurde mir klar, dass mir das Thema Design Thinking doch gar nicht so fremd war, wie ich dachte. Die Methoden, die zum Einsatz kamen, waren mir teilweise schon bekannt, handelte es sich doch um UX Design Methoden wie „Journey Mapping“, „Empathy Mapping“ oder „Idea Canvas“. Durch die vielfältigen Sichtweisen der TeilnehmerInnen erhält man ein breites Spektrum an Ideen, die während der Ausarbeitung und Verfeinerung mehrere Feedbackzyklen durchlaufen.

Wer waren die TeilnehmerInnen?

Die TeilnehmerInnen wurden so ausgewählt, dass sie verschiedene Sichtweisen einbringen konnten. Sie kamen aus der HR-Abteilung und verschiedenen anderen Bereichen des Unternehmens. Manche waren selbst noch nicht lange angestellt und konnten sich noch sehr gut an ihren ersten Arbeitstag, ihre Eindrücke, Gedanken und Gefühle erinnern.

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Wie war der Workshop aufgebaut?

Begonnen wurde mit dem Aufteilen der TeilnehmerInnen in zwei Gruppen, die jeweils eine „Journey Map“ erstellt haben. Auf dieser wurden verschiedene Situationen rund um den ersten Arbeitstag festgehalten und nach einer Skala von „gut“ bis „nicht gut“ bewertet. Die Gruppen erstellten zwei Maps aus der Sicht der neuen MitarbeiterInnen  – also aus „Kundensicht“ – sowie aus der Sicht der HR-Abteilung. Bereits in diesem frühen Stadium konnten Dinge, die mit „nicht gut“ bewertet wurden identifiziert werden und regten schon zu Ideen zur Verbesserung an. Da die Ideen erst später ausgearbeitet wurden, haben wir diese nur kurz notiert, um sie nicht zu vergessen.

Von allen im Laufe des Tages gesammelten Ideen wurden durch sogenanntes Dot-Voting aller TeilnehmerInnen vier Ideen ausgewählt und als Prototypen ausgearbeitet. Dabei stand der Kreativität nichts im Wege  Es konnten Flipcharts, Plakate, Legosteine, SAP Scenes Figuren und sogenannte Idea-Canvas Poster verwendet werden.

Onboarding neuer Mitarbeiter mit Hilfe einer App und Events nach einem festgelegten Zeitplan

Für jede Idee wurden Challenges und Success Faktoren überlegt.

Die Neugestaltung des ersten Tages im Unternehmen als Welcome-Day

Am zweiten Tag wurden die Prototypen weiteren MitarbeiterInnen aus HR und Führungskräften vorgestellt, die ihr Feedback gaben. Dieses Feedback wurde verwendet, um den Ideen den letzten Schliff zu geben.

Am Ende war ich sehr beeindruckt vom Ergebnis, da die Ideen überhaupt nicht in Konkurrenz zueinander standen. Alle vier Ideen sind auch bei allen TeilnehmerInnen gut angekommen. Besonders toll fand ich, dass sie sich gegenseitig ergänzten und trotzdem unabhängig voneinander, in verschiedenen Zeiträumen und in mehreren Schritten sukzessive umgesetzt werden können. Alles in Allem ein großartiges Paket für den Einstieg und die erste Zeit der neuen MitarbeiterInnen.

Sehr schön zu sehen war auch, dass diese UX Design Methoden, die wir sonst anwenden, um Ideen zu Innovationen in der IT zu generieren, auch für Prozessverbesserungen angewendet werden können, die mit IT wenig bis nichts zu tun haben. Durch die Herangehensweise, erst Probleme zu identifizieren und dann an der Lösung der relevantesten zu arbeiten ist auf viele Bereiche umleg- und anwendbar.

Bei weiteren Fragen rund um Design Thinking oder UX kannst du dich an das UX-Team bzw. direkt an Claudia Oster wenden.


Unsere neue Arbeitswelt bei TechTalk

Ende des Jahres 2017 wurde es immer offensichtlicher – TechTalk wächst und der Raum im bisherigen Büro wird zu knapp um allen Projektteams ausreichend Platz zu bieten. Relativ rasch war klar, dass wir weiter im Saturn Tower bleiben wollten und begannen daher mit unserem Partner Roomware das Konzept für die Neugestaltung der Büroräumlichkeiten zu erarbeiten.

Wer TechTalk im Saturn Tower besucht fährt nun statt in den 11. in den 16. Stock

Ein wichtiger Aspekt dabei war es, nicht nur mehr Bürofläche zu schaffen, sondern auch ein neues Arbeiten bei TechTalk zu ermöglichen und zu etablieren.

Mit der neuen Bürogestaltung wurden folgende Ziele verfolgt:

  • Talente anziehen, fördern und entwickeln: Mitarbeiter sollen gut arbeiten und sich weiterentwickeln können.
  • Emergente Organisationsform: Das Büro soll sich den sich ständig ändernden Bedingungen und Aufgaben von TechTalk anpassen können.
  • Externe Referenzen zulassen und verstärken: Wir wollen sehen wie unsere Arbeit Auswirkungen auf andere hat und Feedback dazu erhalten.

Diese Zielsetzungen bedingten, dass sich die MitarbeiterInnen in den neuen Büroräumlichkeiten wohlfühlen sollen und die Weiterentwicklung gefördert wird. Darüber hinaus sollte gewährleistet werden, dass die KollegInnen sowohl konzentriert arbeiten können als auch der Austausch und die informelle Kommunikation untereinander verstärkt unterstützt werden. Bei der Gestaltung wurde daher das Konzept des „activity-based working“ berücksichtigt. Dabei soll abhängig von den aktuellen Anforderungen zur Arbeitssituation, der passende Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.

So sollen Teams die Möglichkeit haben, sich abhängig von ihren Aufgaben auch räumlich schneller zu formieren. Des Weiteren waren die Ideen des „Deep Work“ und das gleichnamige Buch von Cal Newport eine Inspiration für die Neugestaltung des Büros.

Figure 1: Schemenhaftes Bürokonzept mit den Bereichen für Kommunikation & Austausch, Teambereiche, Vortrag & Abstimmung, Konzentration & Stille und den Bereich für die Infrastruktur
Schemenhaftes Bürokonzept mit den Bereichen für Kommunikation & Austausch, Teambereiche, Vortrag & Abstimmung, Konzentration & Stille und den Bereich für die Infrastruktur

Um die Anforderungen und Bedürfnisse der MitarbeiterInnen von TechTalk gut zu erfassen, wurden viele Methoden aus dem „User Centered Design“ der Softwareentwicklung übernommen und für die Gestaltung des Büros angewendet.

Um die Anwendbarkeit des Nutzungskonzeptes zu analysieren, wurden Interviews mit mehreren MitarbeiterInnen durchgeführt und basierend darauf eine Nutzungsstudie und Nutzungsszenarien für die Arbeitssituationen und Meetingraum-Nutzung erstellt.

Um darüber hinaus weitere Einblicke in die Anforderungen und Wünsche der MitarbeiterInnen zu bekommen, wurden in Kleingruppen Lego Design Sessions durchgeführt. Mittels Lego-Steinen wurde dabei das Wunschbüro entworfen, wobei hier v.a. die Diskussionen hilfreich waren, in denen Wünsche und Befürchtungen artikuliert wurden. Auch eine Artefaktanalyse wurde anhand einer Schreibtischanalyse durchgeführt.

Lego Design Session

Basierend auf den verschiedenen Nutzungsszenarien und Erkenntnissen wurde großteils eine sehr offene Bürogestaltung gewählt, wobei vor allem folgende Aspekte berücksichtigt wurden:

  • Ausreichend Raumtrennungen – sowohl durch Stichwände als auch durch kombinierte Kasten-Whiteboard-Elemente – um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die vor allem die Privatsphäre der MitarbeiterInnen gewährleistet.
  • Die Möglichkeit je nach Arbeitsbedürfnis rasch andere Räumlichkeiten zu nutzen – von der Telefonbox oder dem Meetingraum für kurze Abstimmungen bis hin zu Arbeitsplätzen, die das ungestörte Arbeiten im Team oder alleine unterstützen.
  • Erhöhte Aufmerksamkeit auf den Lärmschutz, um den Befürchtungen des störenden Lärms durch KollegInnen im großflächigen Raum entgegenzuwirken. Dies sollte durch unsere Unternehmenskultur als auch durch architektonische Anpassungen wie Deckenelemente mit erhöhter Lärmabsorption umgesetzt werden.

Neben der Raumgestaltung wurden auch einige Möbel neu angeschafft, so erhielt u.a. jede/r MitarbeiterIn einen höhenverstellbaren Tisch. Das TechTalk-Team wurde dabei in die Testphase stark eingebunden um ähnlich der Lieferung von MVPs (Minimum Viable Product) schnell Feedback durch unsere „Kunden“ zu erhalten. Vom Bürostuhl über die Meetingraumausstattung bis hin zur Telefonbox wurde ausprobiert, getestet und natürlich dabei viel Feedback gesammelt.

Eindrücke aus einer Feedback-Session zur Bürogestaltung
Feedback konnte jederzeit auch auf einem Whiteboard ergänzt werden

Der Sitzplan im neuen Büro wurde kontinuierlich weiterentwickelt. Mit den Projektteams wurden die Wünsche und Bedürfnisse besprochen und dann in den Sitzplan integriert.

Der Sitzplan – Erhebung und laufende Anpassung

Auch bei der Benennung und Gestaltung der Meetingräume konnte sich das TechTalk-Team einbringen – so ist die Geschäftsführung nun in Cape Canaveral zu finden und man kann von Marrakesch bis zum Matterhorn wandern.

Meetingraum im entspannten Setting – Raum Matterhorn
Große Meetings im formalen Rahmen – DC Spaces

Die Umsetzung aller Vorstellungen in der Umbauphase zog sich dann doch etwas länger als zunächst gedacht. Im Februar 2019 konnte endlich der langersehnte Umzug stattfinden und wurde an nur einem Wochenende umgesetzt. Wir übersiedelten vom 11. in den 16. Stock des Saturn Towers. Damit vergingen seit den ersten konkreten Überlegungen zum Konzept bis zur Übersiedelung 16 Monate mit dem Ziel der laufenden Weiterentwicklung und Verbesserung.

Fotos vom Umbau und Umzug:

Vorher / Nachher Bild #1

Vorher / Nachher Bild #2

Am ersten Tag wurden alle MitarbeiterInnen persönlich begrüßt und beim Start im neuen Büro begleitet. Neben einer gesunden und süßen Jause gab es für alle auch einen Office Guide, damit vor allem in der ersten Zeit die Orientierung leichter fällt.

Unser Office Guide – Orientierungshilfe im neuen Büro

Aktuell – Anfang April 2019 – arbeiten 83 Personen im Büro der TechTalk in Wien. Durch die flexible Gestaltung und die Möglichkeit Räume unterschiedlich zu nutzen, gibt es noch Platz für weitere 10-15 MitarbeiterInnen. Durch den Umzug in den 16. Stock könnte auch der Wunsch nach einem großen Meetingraum erfüllt werden. Dadurch können nun die von TechTalk angebotenen Trainings im eigenen Büro durchgeführt werden und auch diverse Wiener Meetups sind regelmäßig bei TechTalk zu Gast. Zusätzlich stehen die attraktiven Räumlichkeiten auch anderen Unternehmen unter dem Namen DC Spaces zur Verfügung.

Scrum Training mit Mitch Lacey in den DC Spaces

Mittlerweile hat sich das TechTalk-Team gut eingelebt und die letzten Umzugskartons werden nach und nach entsorgt. Die TechTalker genießen vor allem die Großzügigkeit und die überraschend ruhige Atmosphäre im neuen Büro und auch die Fische im Aquarium fühlen sich schon sehr wohl. Das Herz des neuen Büros ist sicher die liebevoll gestaltete Cafeteria, die zum zentralen Treffpunkt geworden ist – ob in der Mittagspause oder zwischendurch zu einem kurzen Plausch beim Kaffee.


Housewarming Party

Wenn Sie gerne selbst das neue TechTalk-Büro kennenlernen und mehr Infos über unsere Arbeitsweise erfahren möchten, können Sie sich gerne bei mir – Claudia Oster – melden oder Sie besuchen uns bei unserer Housewarming Party am Donnerstag, den 25. April ab 17 Uhr – 5 Plätze haben wir noch frei. Schreiben Sie uns dazu eine kurze Nachricht auf Twitter, Facebook oder hier in den Blog-Comments!