Praxisbericht
CheckBAG ermöglicht professionelles Management von gewerblich genutzten Betriebsanlagen
Einzigartige Lösung von elkatec, realisiert mit Hilfe von TechTalk.
Kurz und Bündig
Das Ingenieurbüro elkatec Consult Engineering Ges.m.b.H. ist spezialisiert auf die Entwicklung und Planung von Gebäudetechnik. Die umfassende Projektarbeit startet bereits bei der Konzeptionierungs- und Entwurfsphase eines Bauprojekts und reicht bis hin zum laufenden Betrieb für öffentliche und private Bauherren. Seien es Gewerbebetriebe, Bürogebäude oder Schulen – elkatec bietet professionelles Projektmanagement, beispielsweise für Heizung, Lüftung und Elektrotechnik an. Mit 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an den Standorten Wien und Salzburg deckt elkatec den gesamten österreichischen Markt und das angrenzende Ausland ab.
Technische Anlagen in Betrieben müssen rechtskonform betrieben werden. Von den Behörden werden sie deshalb regelmäßig überprüft. Auch bei der Wartung von Geräten gibt es von Herstellern gewisse Service-Vorgaben und –Intervalle, auf die nicht vergessen werden darf. elkatec unterstützt seine Kunden dabei, den Überblick zu bewahren, und hat eigens eine praktikable Lösung entwickelt: checkBAG ist eine einfach bedienbare Web-Anwendung und soll die bis dato nicht optimale „Papier“-Organisation ablösen.
Nach der Entwicklung der ersten Version hat TechTalk im Rahmen einer Ausschreibung die Weiterentwicklung von checkBAG bis zur Marktreife übernommen und abgeschlossen.
Nutzen
- Kostenersparnis durch vereinfachte Abwicklung der behördlichen Überprüfungsprozesse.
- Kostenersparnis durch Vermeidung von Defekten.
- Erhöhung der Betriebssicherheit der Anlagen.
- Optimale Wartung der Anlagen.
- Rechtssicherheit für den Betreiber.
- Komplette Übersicht über den Status aller Anlagen inkl.
- Atteste, Bescheide, Termine etc.
- Mehr Zeit für das Kerngeschäft.
- Weniger Aktenberge und Papierchaos.
Die ganze Geschichte im Detail
Haupttätigkeit von elkatec ist die umfassende Planung und Betreuung der technischen Gebäudeausrüstung im Zuge von Bauprojekten. Es geht darum, die Vorgaben des Bauherren planerisch reif zu machen und ausführende Unternehmen zu suchen und zu koordinieren. Es geht auch um die Überwachung während der Ausführungsphase, um die Abnahme – auch seitens der Behörden, und die Mängelbetreuung.
elkatec unterstützt seine Kunden auch nach Fertigstellung eines Projektes. Und zwar beim Betrieb der technischen Anlagen. Denn hier gibt es zahlreiche Auflagen und Fristen zu beachten.
Die Ausgangslage
Ing. Marcus Bednar, MSc., Geschäftsführer elkatec: „Begonnen haben wir schon vor vielen Jahren mit einem System auf Papier- und Listen-Basis. Wir haben für unsere Kunden optimale Checklisten entwickelt. Je nach Größe der Betriebsanlage hat das zahlreiche Ordner gefüllt. Papiere wurden immer wieder verlegt und verloren. Dann mussten wir oft ganze Ordner nachproduzieren. So konnte es nicht weitergehen. Deshalb haben wir uns vor rund zwei Jahren auf die Suche nach einer modernen, elektronischen Lösung für unsere Kunden begeben. Nach der Ausformulierung des Projekt- und Pflichtenheftes von checkBAG haben wir das Projekt – gefördert vom ZIT- Zentrum für Innovation in Wien – in einer ersten Version umgesetzt und Anfang des Jahres 2013 online gebracht.“
Das Project Checkbag – Vorteile
- Moderne, elektronische Lösung
- Kein Speicherplatz und keine Installation notwendig – Cloud-Applikation mit Browser-ZugriffRechtssicherheit für den Betreiber
- Intuitive und einfache Bedienung
- Auf Knopfdruck Übersicht aller Datensätze (Auflagen, Bescheide, Wartungsvorgaben etc.)
- Einfaches Anlegen von Betriebsanlagen im System
- Einfacher Zugriff für externe(Service)-Partner
TechTalk – CheckBAG – Elkatec
Die erste Version hatte noch Fehler, Ecken und Kanten, mit deren Behebung schon TechTalk betraut war. Bednar: „Wir wollten TechTalk schon bei der Abnahme dabei haben, sowie in der weiteren Betreuung und Zusammenarbeit für checkBAG. Also für den Betrieb, die Erweiterungen, den Umbau und laufende Anpassungen.“ Bednar weiter: „TechTalk hat ein gutes Gefühl dafür, was der User erwartet, welche User-Gruppen es gibt und welche Funktionalitäten diese brauchen. Das Team von TechTalk liefert gute Vorschläge, weil es rasch weiß, was benötigt wird – bis hin zur Sicherheit der Daten. TechTalk ist bei der Weiterentwicklung von checkBAG unser erster Ansprechpartner, auch in Fragen der Usability.“
„TechTalk agiert sehr professionell und verfügt auch über einen exzellenten Ruf in den Netzwerken!“
CheckBAG
checkBAG ist eine modular aufgebaute Web-Anwendung, die für jeden Gewerbetreibenden in Österreich verwendbar ist. Sie erleichtert die Verwaltung aller Bescheide, Auflagepunkte und Wartungstermine:
Das sind Auflagen, die von Gesetzes wegen gelten, die jedoch viele Kunden nicht kennen, wie z. B. die monatliche Überprüfung der Sicherheits-Beleuchtung, der Brandschutztüren, Sichtkontrollen etc. Bednar: „Hier wollen wir eine Anbindung an das österreichische Rechtsinformations-System (RIS) schaffen, in dem alle unterschiedlichen Auflagen gestaffelt vorliegen und abgefragt und in checkBAG eingebunden werden können.“
Es gibt immer mehr hochwertige Geräte, die eine intensive Wartung benötigen. Die ist zwar nicht vom Gesetzgeber, aber vom Hersteller des Gerätes oder der Anlage vorgeschrieben, damit ein optimaler Lebenszyklus erreicht werden kann. In diesem Modul kann auch die Beschreibung hochgeladen werden und es gibt ein eigenes Wartungsjournal. Das System ist so aufgebaut, dass es hierarchisch von unten nach oben bis zum technischen Leiter berichtet. Wenn etwa in 20 Filialen bei einem Gerät immer ein und dasselbe Teil versagt, kann entsprechend gehandelt werden. „Das ist sinnvolles Instandhaltungs-Management“, so Bednar. Viele Studien belegen, dass es billiger kommt, empfohlene Wartungszyklen einzuhalten. Reparaturen nach einem Defekt sind demnach oft viel teurer, als Service- und Wartungen die nach den vorgegebenen Intervallen durchgeführt werden. Hinzu kommt noch der Verlust durch den Betriebsausfall bei schadhaften Geräten und Anlagen. checkBAG erinnert zeitgerecht an fällige Schritte und Maßnahmen. „Die Leute, die eine Betriebsanlage führen, haben andere Aufgaben. checkBAG verfügt über ein grün-gelb-rot Ampel-System und versendet verlässlich Erinnerungen und Benachrichtigungen per E-Mail“, so Bednar.
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