Praxisbericht

TechTalk und Acta Nova am Landesrechnungshof Oberösterreich

TechTalk implementiert und personalisiert leistungsfähiges Dokumentenmanagement- und Workflow-System zur Prüfungsunterstützung.

Kurz und Bündig

Der Landesrechnungshof Oberösterreich (LRH) setzte bisher zur Unterstützung seiner Prüftätigkeit eine Softwarelösung ein, die in die Jahre gekommen war und nicht mehr den aktuellen Erfordernissen entsprochen hat. Die Arbeit des LRH bedarf eines Audit Information Systems (Workflow) und eines leistungsfähigen Document Management Systems; beide wurden ausgeschrieben. TechTalk konnte mit dem Projekt PAIS (Public Audit Information System), welches auf Acta Nova basiert, überzeugen und die Ausschreibung gewinnen. PAIS ermöglicht die deutliche Verbesserung der Usability und die leichtere und effizientere Arbeit der Benutzer. Gefragt war ein möglichst standardisiertes Produkt, das sich an den Standards des Bundes orientiert und anpassbar ist. Acta Nova erwies sich für den LRH als die bestmögliche Lösung, das benötigte Workflow-System inklusive Dokumenten-Management zu realisieren und den gesamten Prozess der Audits zu unterstützen. Am LRH arbeiten derzeit 25 Personen sowie der Direktor mit PAIS.

Vorteile und Nutzen

Die ganze Geschichte im Detail

Der LRH wurde am 1. Jänner 2000 als unabhängiges und weisungsfreies Organ der öffentlichen Finanzkontrolle in Oberösterreich gegründet. 2010 hat sich der LRH als erster Rechnungshof im deutschsprachigen Raum dem Zertifizierungsverfahren nach der ISO Norm 9001 und dem NPOLabel für Management Excellence unterworfen. Jährliche Audits belegen, dass sich der LRH weiterhin professionell und qualifiziert um die wirtschaftliche und zweckmäßige Verwendung der Steuergelder kümmert. Der LRH soll sich für den Steuerzahler rechnen und überwacht daher den Prozess der Leistungserstellung mit einem internen Controlling.

Die Ausgangslage

Für die Prüfungstätigkeit setzte der LRH bisher eine Lösung ein, die nicht mehr den Erfordernissen entsprochen hat. Die Arbeit des LRH bedarf eines Audit Information Systems (Workflow) und eines leistungsfähigen Document Management Systems, weshalb man sich auf die Suche nach einem geeigneten Folgesystem und eines Umsetzungspartners gemacht hat.

Das Projekt Pais – Ziele

Ziel des Projekts PAIS (Public Audit Information System) war es, die alte Lösung zu ersetzen. Dafür wurde im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung das Produkt Acta Nova ausgewählt; die Implementierung erfolgte von TechTalk gemeinsam mit dem Hersteller RUBICON.

Weitere Ziele von PAIS waren:

TechTalk und Acta Nova

Franz Noll, Prokurist TechTalk: „Acta Nova erwies sich für den Oberösterreichischen Landesrechnungshof als die bestmögliche Lösung, das benötigte Workflow-System inklusive Dokumenten-Management zu realisieren. Es geht darum, den ganzen Prozess der Audits zu unterstützen.“

Norbert Sterrer, Prüfungsleiter des LRH: „Es gibt verschiedene Prüfungsarten bei uns, dabei gibt es jeweils viele verschiedene Planungsschritte, die den Zeitablauf, Team, Ressourcen, Dokumente, Freigaben etc. umfassen. Und es gibt gesetzliche Rahmenbedingungen der Prüfungen, bis hin zur Veröffentlichung der Berichte. Das bedeutet einen ziemlich detaillierten Workflow, der in PAIS und Acta Nova jedoch vollständig abgebildet ist.“ TechTalk hat nicht nur Acta Nova den Erfordernissen des LRH entsprechend konfiguriert, sondern auch einige spezielle Funktionalitäten implementiert, die auf den spezifischen Bedarf des LRH zugeschnitten wurden.

Pais – Anforderungen

Sterrer: „TechTalk hat Acta Nova Funktionen, die wir nicht benötigen, ausgeblendet und dazu programmiert, was wir brauchen. Wir sind eine Projektorganisation. All unsere Mitarbeiter haben mehrfache Rollen, die sich je nach Projekt sehr unterscheiden können, z. B. als Projektleiter oder als Prüfer. Die Teams werden immer individuell zusammengesetzt, je nach Thema und Umfang der Prüfung. Das ist eine Herausforderung an den Workflow. Wir haben einen mit dem Landtag akkordierten, sehr strukturierten Prüfungsablauf, bei dem auch vom Gesetz vorgegebene Fristen eingehalten werden müssen.“

Resümee

PAIS ist eine Komplettlösung. TechTalk hat gemeinsam mit dem LRH die Informationen und Dokumente aus der alten Anwendung nach PAIS migriert und als abgeschlossene Projekte angelegt, wodurch die Kontinuität gewährleistet ist.

Sterrer: „Für uns ist es wichtig, dass alle Arbeitsschritte gut dokumentiert und nachweisbar sind. Durch die modernere Technologie ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit viel höher. In PAIS gibt es umfangreichere Suchmöglichkeiten, eine gute Darstellung des aktuellen Status eines Projektes, vor allem auch für den Direktor. Er kann sich jederzeit über jedes Projekt den Überblick verschaffen. Der aktuelle Projekt-Status wird dabei grafisch aufbereitet angezeigt, was die Übersichtlichkeit erhöht. Das gesamte Informationsmanagement wurde somit stark verbessert.

Die Zusammenarbeit mit TechTalk war sehr gut, jeglicher Abstimmungsbedarf zwischen dem Rechenzentrum des Landes, dem LRH und TechTalk bzw. RUBICON wurde gut gelöst. Ich habe TechTalk als produktiv, kompetent und als verlässlichen Vertragspartner kennengelernt, mit dem ich weiterhin gerne zusammenarbeiten werde.“

„Ich habe TechTalk als produktiv, kompetent und als verlässlichen Vertragspartner kennengelernt, mit dem ich weiterhin gerne zusammenarbeiten werde.“

Norbert Sterrer, Prüfungsleiter des LRH

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