TechTalk Bootcamp – Einblick in das Onboarding von neuen MitarbeiterInnen

Aller Anfang ist schwer – jedoch nicht der Arbeitseinstieg in die TechTalk. Als wesentlicher Teil des Onboardings begeben sich neue MitarbeiterInnen jedes Jahr in ein zweitägiges Bootcamp. Dort werden diese auf spielerische Art und Weise schnell mit dem Unternehmen und deren Prozesse vertraut gemacht.

Die Teilnehmer verbringen zwei volle Tage abseits des Arbeitsalltags an einer externen Location gemeinsam mit langjährigen MitarbeiterInnen der TechTalk aus verschiedensten Rollen. Wie die TechTalk arbeitet, was die Unternehmenskultur ausmacht und welche Methoden angewandt werden, sind nur einige von ganz vielen Themen, die hierbei behandelt werden. Neuen MitarbeiterInnen der TechTalk wird so in einem spannenden Rahmen ein unkompliziertes Kennenlernen über Teamgrenzen hinweg ermöglicht.

Für einen first-hands Einblick in das Onboarding der TechTalk und insbesondere ins Bootcamp haben wir Lisa, Thomas und Verena zum Interview gebeten. Lisa hat vor kurzem als Praktikantin in den Softwareentwicklung bei uns begonnen, Verena als Project Manager und Thomas als Senior Project Manager.

Wie fandet ihr den Onboarding-Prozess bei TechTalk?

Thomas: Einen so umfassenden, aufwändigen Onboarding Prozess wie bei TechTalk habe ich bisher noch nicht erlebt. Vom Buddy, der einen den ersten Arbeitstag komplett begleitet, über die zahlreichen Präsentationen zum Vorgehensmodell der einzelnen Fachbereiche mit anschließender Diskussion, bis hin zum zweitägigen Bootcamp – man merkt, wie wichtig es bei TechTalk ist, einen gemeinsamen Spirit zu entwickeln und zu leben.

Lisa: Der Einstieg in einen neuen Job kann manchmal schwer sein, überhaupt wenn es der erste richtige Job nach dem Studium ist. Bei TechTalk beginnt der Onboarding-Prozess schon vor dem ersten Arbeitstag und so fühlt man sich von Anfang an gut aufgehoben und willkommen. Durch das Buddysystem hat man auch immer jemanden, der einem mit Rat und Tat zu Seite steht und hilft, die Prozesse des Unternehmens kennenzulernen.

Verena: Der Onboarding-Prozess bei TechTalk war sehr gut organisiert. Ich bin noch nie so schnell in einem Unternehmen „angekommen“. Das Willkommenspaket hat die Vorfreude auf den Job-Einstieg bei TechTalk erhöht. Nina, mein Buddy, hat mich sehr gut begleitet. Das hat mir geholfen, mich gut einzuleben.

Wie wichtig war für euch das Bootcamp zum schnellen Start in die TechTalk?

Thomas: Das Bootcamp war für mich vor allem zum Kennenlernen und dem Austausch mit Kolleginnen und Kollegen wichtig, mit denen ich in meiner täglichen Arbeit nicht viel zu tun habe. Trotzdem bzw. gerade deshalb gemeinsam in einem Team an einem Mini-Projekt die gelernten Prozesse durchzugehen, auf typische Herausforderungen zu stoßen und damit umgehen zu müssen, war eine tolle Erfahrung.

Lisa: Es war wahnsinnig spannend. Wir haben sehr viel über die verschiedenen Prozesse bei TechTalk erfahren und konnten diese auch in der Praxis anwenden. Es hat sehr viel Spaß gemacht, gemeinsam Aufgaben zu lösen und auch die anderen neuen KollegInnen und Kollegen näher kennenzulernen. Für mich war es der perfekte Abschluss zum Einstieg in die Firma und ich schätze es sehr, dass so viel Zeit und Ressourcen in neue Teammitglieder investiert werden.

Verena: Im Bootcamp haben wir einen Sprint im Schnelldurchlauf durchgespielt. Dabei war besonders interessant, dass ich die Rolle der Entwicklerin einnehmen durfte, was mir eine andere Perspektive auf das Projekt gab. Das Bootcamp war auch wichtig, um mein Scrum-Wissen zu vertiefen. Ich hatte noch nie die Gelegenheit, an einem Bootcamp in einem anderen Unternehmen teilzunehmen.

Was war dein Highlight des Bootcamps?

Thomas: Ein Highlight war das gemeinsame Escape-the-Room Social Event, das die Problemlösungsfähigkeiten in einem bunt zusammengewürfelten Team einmal mehr auf die Probe gestellt hat.

Lisa: Das war unter anderem das Escape-the-Room Spiel am ersten Abend. Hier hatte man die Möglichkeit, die KollegInnen mal in einem etwas privaterem Setting kennenzulernen und beim gemeinsamen Bier danach, noch den ersten Tag im Bootcamp Revue passieren zu lassen.

Verena: Zusätzlich zu meinen ersten Erfolgen als Entwicklerin war das Bootcamp eine großartige Gelegenheit, sich noch mehr zu vernetzen. Dies funktionierte besonders gut mit dem Escape-the-Room Spiel sowie dem Bier danach.

Möchtest auch du Teil der TechTalk werden? Wirf einen Blick auf unsere derzeitigen Jobausschreibungen oder kontaktiere uns direkt.

Auch in Zeiten von Corona und Homeoffice suchen wir Verstärkung für unser Team. Statt in unserem Office vor Ort finden die Bewerbungsgespräche derzeit per Video Call statt.

Natürlich kannst du dir vorab auch selbst ein Bild über uns machen, besuche unser Kununu-Profil oder stöbere durch unsere Karriere-Seite.

Weitere Blogbeiträge, um TechTalk besser kennenzulernen:

Online Planning and Collaboration in Multiple Teams (Kostenloser 90-min. Remote-Workshop)

Ole Jepsen
Enterprise Agile Coach | Scaled Planning Advisor |

Um die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen zu beschleunigen und marktfähig zu bleiben, setzen viele Teams auf agile Methoden.

Bis vor wenigen Wochen war es üblich sich in großen Runden in Meetingräumen zum PI Planning, Face2Face zu treffen, um die Hürden der Planungs- und Koordinierungsaufgaben zu besprechen.

Dann kam Covid-19 und die Frage wie diese großen Planungssessions nun durchzuführen seien. Verschieben und Momentum verlieren, oder online durchführen?

Ole Jepsen wird in diesem Remote-Workshop seine Erfahrung im Bereich Online-Planung weitergeben. Sowohl aus Pre-Corona-Sicht (Teams in unterschiedlichen Ländern verteilt) und Post-Corona-Sicht (alle zu Hause am Laptop).

„Set up the collaboration board exactly as you would set up the physical conference room“ – Tip by Ole Jepsen

Die Gute Nachricht ist, dass Online-Planung (PI Planning) sehr wohl online gut umsetzbar ist. Die Durchführung erfordert eine gute Vorbereitung, die richtigen Tools und ein paar Tipps und Tricks.

An wen richtet sich dieser Online-Workshop?

Idealerweise haben Sie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit agilen Methoden, Scaled Agile, SAFe, LESS, oder haben in der Vergangenheit schon an PI-Planning-Sessions teilgenommen.

Nehmen Sie an diesem interaktiven Remote-Workshop teil und lernen, wie Sie Ihre Online-Planungs-Sessions erfolgreich durchführen können.

Weitere remote Workshops finden Sie auf unserer Trainingsseite.


Rückfragen & Kontakt

Milena Krnjic

milena.krnjic@techtalk.at
LinkedIn

Hinweis: Der Workshop wird in englischer Sprache abgehalten. Für die Durchführung des Workshops wird die Videokonferenz-Lösung Zoom herangezogen, sowie das Tool Metro Retro. Sie müssen keine Software für die Teilnahme installieren. Falls Sie noch keinen Metro Retro-Account haben, erstellen Sie bitte im Vorfeld einen. Ein Zoom Account ist nicht notwendig. Für Zoom verwenden Sie am besten den Browser Chrome.


Unsere Trainings: Natürlich auch Remote!

Genau wie alle anderen Teile der TechTalk musste auch der Trainingsbereich, dessen Herz natürlich die erst kürzlich neu geschaffenen DC Spaces sind, auf die neue Situation reagieren.

Daher stellen wir unser Trainingsangebot auf Remote-Kurse um, bei denen Sie mit unseren internationalen Speakern virtuell interagieren können. Da wir bei TechTalk sowie unsere Trainer langjährige Erfahrung mit Remote-Arbeit haben, können wir auf dieses Wissen bei der Organisation von unseren neuen Kursformaten zurückgreifen.

Die ersten Trainings die wir vollständig remote durchführen sind:

Agile at Scale, Inspired by Spotify

mit Joakim Sunden, 25.-28. Mai 2020

Agile Development techniques: Approval Testing

mit Emily Bache, 8.-12. Juni 2020

Weitere Remote-Kurse und kostenfreie Meetups/Workshops werden wir in Kürze bekanntgeben. Folgen Sie uns auf LinkedIn oder Twitter, um die Ankündigung nicht zu verpassen.

Agile Breakfast: Mut zur Innovation in regulierten Branchen

Es ist möglich innovativ zu sein und dennoch im Einklang mit den Richtlinien zu agieren.

In diesem Agile Breakfast wird uns David Dlugos (UNIQA) von seinen Erfahrungen im Kampf für Innovation innerhalb der rechtlichen und regulatorischen Minenfelder der Versicherungswirtschaft berichten:

„Es geht darum herauszufinden, wie man die Grenzen der Regulatorik ausloten bzw. testen und zu Gunsten von Kunden und Unternehmen umsetzen kann. Dazu bedarf es des richtigen Mindsets im Unternehmen, Kreativität, Mut, intelligenter Prozesse und einer überzeugenden Nutzen-Argumentation für alle Beteiligten.

Anhand von Beispielen aktueller Herausforderungen aus der DACH-Region erzähle ich, wie ein Lern- und Entwicklungsprozess für Versicherer und ähnliche Branchen mit regulatorischen Mechanismen ausschauen kann“.

Wir laden Sie zu einem Vortrag und anschließendem Erfahrungsaustausch mit der agilen Community ein.

Details zur Veranstaltung:

24.03.2020, von 08:30 bis 09:30 Uhr
Saturn Tower, 16. Stock
Leonard-Bernstein-Strasse 10, 1220 Wien 

Anmeldung

Ja, ich komme sehr gerne!

Wir würden uns freuen, Sie begrüßen zu dürfen.

PS: Sollten Sie verhindert sein, informieren wir Sie gerne über künftige Ausgaben unserer Agile Events.

… bitte laden Sie mich zur nächsten Agile Veransaltung ein und senden mir die Unterlagen zu Agile Contracts nach dem Event zu!

Tricentis übernimmt SpecFlow

Vor 10 Jahren wurde uns klar, dass Unternehmen durch die Digitalisierung immer schneller und kontinuierlicher auf Kundenbedürfnisse reagieren müssen. Wettbewerbsfähig bleibt nur, wer agiler in der Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen wird.

Behavior Driven Development (BDD) bietet eine Antwort auf die daraus resultierenden Herausforderungen in der Softwareentwicklung.

Daher haben wir 2009 das Softwareentwicklungswerkzeug “SpecFlow” als Open Source Produkt veröffentlicht, das sich seither zum de-facto Standard im .NET Bereich für BDD entwickelt hat.

SpecFlow wurde über 10 Millionen mal heruntergeladen, und hat aktuell über 30 Tausend aktive Nutzer im Monat. Das sind die beeindruckenden Zahlen nach über 10 Jahren Entwicklung dieser Idee.

Wir freuen uns mit Tricentis einen Partner gefunden zu haben, der das Potential von SpecFlow erkannt hat und es in die nächste Wachstumsphase führen wird.

Tricentis übernimmt SpecFlow sowie das 10-köpfige Team von TechTalk, das daran gearbeitet hat. Wir werden weiterhin eng mit Tricentis und der SpecFlow-Community zusammenarbeiten.

TechTalk bleibt eine eigenständige Beratungs- und Dienstleistungsfirma mit über 80 Mitarbeitern in den Bereichen agile Softwareentwicklung und eGovernment.

SpecFlow+, das kommerzielle Angebot von SpecFlow, und SpecMap, eine Azure DevOps-Erweiterung für User Story Mapping, werden ab sofort kostenlos angeboten.

Lesen Sie die Pressemitteilung von Tricentis (englisch) oder den Bericht auf TrendingTopics.

Rückfragen & Kontakt

Christian Hassa

Managing Partner TechTalk
christian.hassa@techtalk.at
Vernetzen auf LinkedIn

PS: Das nächste Training zu SpecFlow bietet TechTalk im Mai an, die Anmeldung ist seit kurzem möglich.

Die Community-Konferenz zum Thema Agile – Eine Nachlese zur Agile Tour Vienna 2019

Über 300 verkaufte Tickets, 30 Speaker in 25 Sessions, darunter auch drei Workshops, unzählige Kaffees, 200 Croissants, zwei tolle Sponsoren, ein Review Team aus 17 unterschiedlichen Firmen, so vielseitig war die diesjährige Agile Tour Vienna! Am 20. September war es soweit, nach Monaten der Vorbereitung endlich der Konferenztag.

Weitere Videoaufzeichnungen und Slides zu den Sessions findest Du in unserem Agile Tour Wiki.

Robert Finan führte uns durch den Konferenztag. Nach einer offiziellen Eröffnung und Danksagung an die Sponsoren und Organisatoren wurden die diesjährigen Experimente, ganz nach dem agilen Mindset, erklärt. Auch wir wollen im Zuge der Konferenz Neues ausprobieren und so die Agile Tour Vienna jedes Jahr verbessern. Die Experimente bauen auf dem Feedback der Teilnehmer auf, welches wir sowohl direkt auf der Konferenz entgegennehmen, als auch durch eine Umfrage nach der Konferenz.

Anschließend wurde unsere erste Keynote-Speakerin vorgestellt: Jenni Jepsen. Jenny sprach über Intent-Based Leadership und wie wir am Feedback erkennen können, stellt dies heutzutage ein wichtiges Thema dar. Wir haben Jenni’s Keynote aufgezeichnet, das Video findet ihr hier. Im März 2020 findet ein Training von Jenni Jepsen statt, das wir Dir sehr ans Herz legen können.

Wir fördern junge Talente

Der nächste Slot im Schedule war für unsere Young Talents reserviert. Schon das zweite Jahr in Folge ist dieses Format im Einsatz und hat sich auch heuer bewährt. Den Erfolg dieses Formats leiten wir unter anderem daraus ab, dass zwei der vier Young Talents von 2018  auch dieses Jahr einen Talk bei uns gehalten haben. Das freut uns natürlich besonders, merken wir dadurch doch, welchen Vorteil dieses Format für unsere Zielgruppe hat.

Besonders freut es uns, dass es dieses Jahr keine Absagen von Speakern gab. Somit konnten wir unseren Schedule wie geplant durchführen. Zum ersten Mal wurden unsere Sessions in vier Themen-Tracks unterteilt:

  • Successful Technical & Testing Practices,
  • Leadership & Organizational Development,
  • Amazing Products and
  • Reach Out – Agile Beyond IT.

In unserem Twitter-Feed wurden interessante Insights zu den Sessions geteilt!

Das erste Feedback von unseren Teilnehmern zu den Sessions zeigt, dass die Tracks sehr positiv wahrgenommen wurden. Wir konnten auch heuer wieder eine gute Qualität der einzelnen Sessions liefern. Ein besonderer Dank gilt hier unserem Review Team, das auch heuer wieder sensationelle Arbeit geleistet hat.

Wir fördern Austausch und Networking

Unser größtes Experiment dieses Jahr, der Meet-the-Speaker Slot, wurde von den Teilnehmern sehr unterschiedlich wahrgenommen. Wir werden das Feedback dazu besonders gut analysieren, um zu entscheiden, wie wir weiter damit umgehen wollen. Für uns persönlich war es eine Bereicherung der Konferenz, da wir dadurch den Austausch der Speaker mit den Teilnehmern forcieren sowie mehr Networking erreichen wollten und das haben wir bei einem Teil der Teilnehmer auch erreicht.

Meine persönlichen Highlights

Auch ich habe dieses Jahr ein paar Sessions besucht und möchte euch meine persönlichen zwei Highlights gerne genauer vorstellen:

Happiness leads to succes

Besonders spannend fand ich die Session “Wissenschaftlich belegt: WohlfühlChefs führen erfolgreicher!” von Ralph Miarka & Veronika Kotrba. Die Aussage zu Beginn „16 % der Österreicher sind nicht glücklich engagiert und motiviert im Beruf“ hat es auf den Punkt gebracht, wie wichtig es ist, dass es Personen in der Firma gibt, die sich um das Wohlbefinden der Kolleginnen aktiv kümmern. Denn “Happiness leads to success” wie Ralph und Veronika uns klarmachten. Diverse Motivationssysteme sowie Belohnungssysteme können hier unterstützen. Ein Beispiel war das SCARF Modell, bei dem wir soziale Gegebenheiten stärken. Weiters wurden vier Prinzipien der positiven Führung vorgestellt:

  1. positives Klima
  2. positive Beziehung
  3. positive Kommunikation
  4. positive Bedeutung

Folgende erste Schritte und schnell anwendbare Tipps wurden im Zuge der Session vorgestellt:

  • Erfolge feiern und Dankbarkeit zeigen
  • Individuelle Stärken nutzen und fördern
  • Unterbrechungsfreies Arbeiten ermöglichen
  • Ehrliches Interesse zeigen
  • Beitragsziele vereinbaren statt Leistungsziele
  • Erreichbares sichtbar machen

Struktur und Effizient mit dem passenden Meeting-Format

Ich habe noch einen Workshop besucht, den ich besonders spannend und interaktiv fand. Bei diesem Workshop ging es um zwei Meeting-Formate aus dem Holacracy Modell: Tactical Meeting und Governance Meeting.

Weiters habe ich diesmal auch an einem unserer Workshops teilgenommen: Gregor Karlinger & Bernhard Ibertsberger – “Warum die Meeting-Formate aus Holacracy für jedes (agile) Team hilfreich sind!”

Der Workshop war so aufgebaut, dass wir zuerst einen kurzen Theorieteil zu den beiden Formaten bekommen haben, um dann selbst die beiden Meetings auszuprobieren. Beim Tactical Meeting geht es darum, über offene Punkte zu informieren und ggfs. Infos einzuholen. Nach einem Meeting-Check-in wird dynamisch und gemeinsam die Agenda aufgebaut. Anschließend werden die Agenda-Punkte abgearbeitet: die Teilnehmer bringen die Punkte ein und man fokussiert sich auf die nächsten Schritte.

Der Prozess des Governance Meetings ist ähnlich, unterscheidet sich aber vor allem in der Abarbeitung der Agenda. Mit Hilfe der Moderation werden zuerst Vorschläge vorgestellt, um dann mittels klärenden Fragen der Teilnehmer diesen Vorschlag zu verstehen. Anschließend gibt es eine Reaktionsrunde und der Vorschlag kann angepasst werden. Danach werden mithilfe der “fünf Stufen der Einwände” potentielle Widerstände strukturiert bearbeitet. Ziel ist es diese zu integrieren, wenn es möglich ist, damit Widerstände der Teilnehmer minimiert werden.

Cocktails, Bier und Networking

Nach einem spannenden und lehrreichen Tag,  etlichen Sessions und drei Workshops, fanden wir uns schließlich alle gemeinsam nochmal zu der Abschluss-Keynote zusammen: Marcus Hammerberg, ein Agile Coach aus Schweden, erzählt uns seine persönliche Geschichte – wie er mit agilen Prinzipien ein Krankenhaus in Indonesien retten konnte. Diesen spannenden aber auch sehr intensiven Konferenztag, haben wir heuer wieder mit Cocktails und Bier abgerundet. Eine Cocktail Show auf der Bühne war der gelungene Übergang von Knowledge Sharing und Erfahrungsaustausch zum Networking.

Abschließend wollen wir uns noch einmal bei allen Mitwirkenden herzlich bedanken und freuen uns gemeinsam mit Euch auf die Agile Tour Vienna 2020!

Tickets für die diesjährige Agile Tour Vienna 2020

Zum Abschluss noch ein paar Schnappschüsse.


Breakfast Event: Agile Contracts

Komplexe Vorhaben benötigen rasche Feedbackzyklen und iterativ inkrementelles Vorgehen. Doch wie sehen Vertragsmodelle dazu aus?

Wir laden Sie zu einem Vortrag und anschließendem Erfahrungsaustausch mit der agilen Community ein.
Richard Brenner, Agile Coach bei TechTalk, erklärt wie „Agile Contracts“ aufgesetzt werden und worauf dabei besonders zu achten ist.

  • Wie können wir ein Modell finden, das sowohl Risk Sharing ermöglicht als auch die Prozesse mit Legal und Procurement nicht erheblich verkompliziert?
  • Wir wollen Verträge haben, die im Streitfall eine klare Regelung ermöglichen. Oftmals passen die klassischen Fixpreise nicht und auch T&M scheitert, weil der Auftraggeber dadurch zu wenig Verantwortung beim Vendor sieht.

TechTalk stellt in diesem kompakten Breakfast-Event ein sehr konkretes Verrechnungsmodell vor, das sowohl Risk Sharing beinhaltet als auch einfach in der Abwicklung ist. Wir haben dieses Modell derzeit im Einsatz und geben diese Erfahrung weiter.


Thema des nächsten Agile Breakfast ist:

„Mut zur Innovation in regulierten Branchen“

Details zur Veranstaltung:

24.03.2020, von 08:30 bis 09:30 Uhr
Saturn Tower, 16. Stock
Leonard-Bernstein-Strasse 10, 1220 Wien 

Anmeldung

Ja, ich komme sehr gerne!

Wir würden uns freuen, Sie begrüßen zu dürfen.

PS: Sollten Sie verhindert sein, informieren wir Sie gerne über künftige Ausgaben unserer Agile Events.

… bitte laden Sie mich zur nächsten Agile Veransaltung ein und senden mir die Unterlagen zu Agile Contracts nach dem Event zu!

Agile Teams: A Method to Enable Autonomy by Clarity of Roles

How can you enable teams to take initiative and autonomy by knowing their decision boundaries? In this blog post, I am sharing the concept for a workshop format that you can adapt to achieve that goal.

I used this method to address the following situation: within a classical organization, new cross-functional teams are put together and are now supposed to work in an agile way, but they are stuck at the beginning because they do not know what they are allowed to decide. In addition, the concept of shared responsibility in these new teams is new. A second effect is also that those teams are not stuck, but they are now willing to take initiative, decide certain things (like for example an architecture decision), but then their manager is not happy with the decision and overrules. Also leading to a stuck team.

The problem is that there are unspoken assumptions about what autonomy means between managers and the teams or other stakeholders around the team. We want to reveal those assumptions!

This blog post is based on the talks at the agile tour 2019 and at the ASQF agile night.

Important preconditions in the mindset

A basic precondition is that the organization and all the stakeholders understand the concept of small autonomous teams or the “law of the small team” as Denning describes it (Denning, 2018). Those teams act aligned with the product and corporate vision and are be able to self-direct and self-manage to achieve the goals.

Leaders and managers understand that they should enable those teams by following the concept: “Push authority to information”, one of the major principles of intent-based leadership because we know that they are the experts in their domain and can make the best decisions.

Source: Intent-Based Leadership Keynote by Jenni Jepsen @Agile Tour Vienna“

In order to that, we need to give control to the teams, which is a gradual shift, not a one-off “now you do it all” because we need to check if the competence in the team is there.

Source: Intent-Based Leadership Keynote by Jenni Jepsen @Agile Tour Vienna“

Third, it is clear that we can only manage the environment and not the people.

Workshop Format

The goal of the workshop format is to reveal who is ultimately deciding and how much of these decisions can be delegated to the team. This question can arise between for example the former line manager, the department lead, a software architect or other stakeholders.

Step 1: Key Decision Areas

First of all, we need to collect the most important decision areas where we faced problems or need clarity. It is important that you do not list all decision areas as this would end up in a huge probably Excel sheet that nobody uses later anymore.

Key decision areas can be for example:

  • Who is responsible for deciding on vacations?
  • Who can decide it is a good thing to go on home office or not?
  • Who decides ultimately about an architectural proposal?
  • Who decides how much a solution proposal can cost?
  •  Can we invest as a team in experimenting with solutions for a given problem?
  •  Can we decide on hiring external consultants?
  • Who is responsible for staffing the team?

Step 2: The RACI matrix

You can skip this step if you only need to clarify the delegation between one role and the team. If you have multiple stakeholders, the RACI matrix can help.

In the columns you list who is Responsible (R), who is Accountable (A), who needs to be consulted (C) before taking the decision and who needs to be informed (I) of the decision.

In the rows, you list the key decision areas. It is important that you do not go further in certain team roles. The team is either doing it as a team, but you do not delegate certain decisions to a certain team member.

R
Responsible
A
Accountable
C
Consulted
I
Informed
deciding on vacations Individual Team Member Line Manager Team Team
homeoffice Team? Line Manager Team Line Manager
hiring external consultants Team Department Lead Team LeadDepartment Lead

Also, you should try to move the accountability as far as possible also to the team, not just being responsible.

Now, you create clarity who is accountable and who should do it (in most cases hopefully the team). Between those two now you can go further and clarify how far the delegation should go with delegation poker.

Thanks to Jenni Jepsen, who held an inspiring keynote at Agile Tour Vienna 2019 that motivated me to write this blog post.

Check out the upcoming training Intent-Based Leadership with Jenni Jepsen.

Step 3: Delegation Poker

Delegation is not a zero or one exercise. It is important to clarify how far a delegation should go. For example, if we hire external consultants, the department lead can expect that the team comes with a potential solution, but he keeps the budget authority and needs to sign it off. That would be delegation-level 3.

In order to clarify this, every team member and the involved manager or role who is accountable for a decision are to be discussed gets a deck of cards. Now everyone decides, how far they would expect that the accountable person delegates that decision to the team.

Like with planning poker this usually leads to good discussions and clarifications.

Step 4: Instepct & Adapt

I would suggest that you create an information radiator and use a delegation board on the wall where you see all the time what your delegation rules are. If you need to change it, do it and if you need to add further key decision areas do it on-the-job, for example during team retrospectives.

Hints and Tips

I would not necessarily start with that exercise before you set up the teams, but explain to the teams that we start to collect key decision areas on-the-job when we see that there is a problem. This avoids endless discussions before there is actually a problem.

If you face the situation that there is no real wish to put autonomy to the team, stop the exercise and work on the reasons why before.

The reason why I introduced the RACI matrix next to delegation poker is that delegation poker only allows for two roles, like manager and team playing it but the RACI matrix can show multiple stakeholders at once.

The goal is not to draw the lines but to reveal hidden assumptions and misconceptions.

Thanks to Jenni Jepsen, who held an inspiring keynote at Agile Tour Vienna 2019 that motivated me to write this blog post.

Check out the upcoming training Intent-Based Leadership with Jenni Jepsen.

References

Appelo, J. (2016). Managing for Happiness: Games, Tools, and Practices to Motivate Any Team. John Wiley & Sons, Inc.

Denning, S. (2018). The Age of Agile : How Smart Companies Are Transforming the Way Work Gets Done. Retrieved from http://sbiproxy.uqac.ca/login?url=http://international.scholarvox.com/book/88852686

Ein Design Thinking Methodenabend – Ausprobieren, Lernen, Reflektieren

Am 31. Oktober 2019 war ich das erste Mal beim Design Thinking Meetup. Insgesamt waren 19 TeilnehmerInnen, darunter die zwei Hosts Ingrid und Peter Gerstbach und drei MasterstudentInnen, die gleichzeitig die Moderation der Mini-Workshops machten.

Das Meetup war wie ein Barcamp aufgebaut. Dadurch war es uns auch als TeilnehmerInnen möglich, eigene Themen einzubringen. Innerhalb dieses Blogposts werde ich drei der ausprobierten Methoden aus dem Design Thinking genauer vorstellen.   

Das war unser Plan für den Abend.

Ein Interview, um in das Erzählen von Geschichten einzutauchen 

Zu Beginn gab es den Workshop „Empathisches Interview”. Ziel dieser Methode ist es, Leute dazu zu bringen, Geschichten zu erzählen und in ihre Bedürfnisebene einzutauchen. Fakten spielen hier keine Rolle. Bei dieser Art von Interview werden keine Fragen vorbereitet, es gestaltet sich eher wie ein gemeinsames Gespräch. Als Interviewer solltest du zwischen den Zeilen lesen und darauf die nächsten Fragen aufbauen können. Wir konnten diese Methode selbst ausprobieren indem wir uns in zwei Gruppen teilten und jeweils 5 Minuten ein Interview führten.  

Etwas schwierig war es für mich ausschließlich auf das Zuhören zu konzentrieren. In der abschließenden gemeinsamen Reflexion gab es folgende Ansichtspunkte zu der Methode “Empathisches Interview”:  

  • Diese Methode erlaubt es schnell auf einer anderen Ebene zu wechseln
  • Wie schaffe ich es als Interviewer, dem Interviewee emotionale Geschichten zu entlocken?
  • Voller Fokus auf Bedürfnisse und die Problemstellungen
  • Wie schaffe ich es als Interviewer, wenn schon potenzielle Produktideen aufkommen, das Gespräch wieder auf die Bedürfnisse und Anforderungen zu lenken, anstatt sich in ein „Konzept“ zu vertiefen?
  • Im Interview soll nicht gemeinsam an Lösungen gearbeitet werden
  • Wie kann man emotionale Geschichten hören? 
  • Was sind die Problemstellungen?  

Anschließend an das empathische Interview holt man aus jedem einzelnen Interview sogenannte “Insights” heraus. Jedes Insight schreibst du auf ein Post-it und fasst es in Cluster zusammen. Dadurch erhältst du eine gute Übersicht über die Bedürfnisse und Problemstellungen der interviewten Personen. 

Zwei Methoden aus der Ideenfindungsphase 

Die Design Thinking Methode „3-6-5“

Die nächsten zwei Methoden aus dem Design Thinking sind Teil der Ideenfindungsphase. Nach einem kurzen Icebreaker, um in eine kreative Stimmung zu kommen, begannen wir mit der Methode “6-3-5″. Viele weitere Icebreakers, inklusive Anleitung und Struktur, befinden sich auf der Icebreaker Activities Seite von Atlassian.

Die Zahl 6 steht für die Anzahl an Personen, die Zahl 3 steht für die Anzahl der Ideen pro Runde, und 5 steht für die Anzahl der Runden. Die Anzahl der Runden kann natürlich je nach Gruppengröße variieren. Durch diese Methode erhält man in kürzester Zeit viele Ideen, egal ob diese realistisch sind oder nicht. Dadurch wird diese Methode als quantitative Methode gewertet. Wichtig ist, dass man während der Übung Musik einschaltet, dadurch verhindert wird rationales Denken und erhält besonders kreative Ideen. Wie auf meinem Zettel zu sehen ist, hat dies bei uns sehr gut funktioniert.  

Hier sieht man das Ergebnis zum Thema “Wie entkomme ich dem nebeligen Wetter im Herbst”.

Nachdem die Runde abgeschlossen ist, markiert jede Person am eigenen Platz die zwei Lieblingspunkte, das sogenannte Dot-Voting. Pro Gruppe werden die Lieblingspunkte in einer Matrix kategorisiert. Eine ähnliche Methode ist die Crazy 8 Methode aus dem Google Designs Sprint

Hier sieht man unser Ergebnis zum Thema “Wie entkomme ich dem nebeligen Wetter im Herbst”.

Die Design Thinking Methode „Wortassoziationskette“

Zur Ideenfindungsphase haben wir danach die Wortassoziationskette zum Thema “Lebenslanges Lernen” ausprobiert. Bei dieser Methode schreibst du das Thema in die Mitte eines großen Flip Charts und alle Teilnehmer der Gruppe können gleichzeitig Wörter, die man mit dem Thema assoziiert, rundherum schreiben. Diese Wörter können ähnlich wie eine Mind Map miteinander verbunden werden. Auch hier erhält man viele Ideen in kurzer Zeit. Ähnlich wie bei der Methode davor gibt es anschließend ein Dot-Voting, um die “besten Ideen” zu bestimmen bzw. die Ideen, mit denen man weiterarbeiten möchte. 

Hier sieht man unser Ergebnis zum Thema „Lebenslanges Lernen“.

Zum Abschluss etwas Aktivierendes

Zum Abschluss des Meetups haben wir noch das kurze Spiel “Telephone Charades” gespielt sowie eine kurze Blitzlicht-Abschlussreflexionen. Ich freue mich schon sehr auf das nächste Mal! Es war ein wirklich lebendiger und lehrreicher Abend. 

Weiterführende Information zu Design Thinking:

  • User Experience & Design Thinking Newsletter

    Jetzt abonnieren und keine Ausgabe verpassen. Max. 4 Ausgaben im Jahr.

Wie spannend ist die Arbeit als Project Manager im E-Government Bereich?

Thomas Stangl, Teamlead

Vor fünf Jahren habe ich bei TechTalk die Schaffung einer eigenen Business Unit „E-Government“ angeregt. Aus dieser Idee wurde mittlerweile ein Team aus 18 Personen und wir wachsen weiter.

Aktuell suchen wir einen Project Manager im Bereich E-Government. Bei diesem Begriff denken viele sofort an Bürokratie, lange Projektlaufzeiten und alte Technologie. Ganz das Gegenteil ist der Fall. Aktuell ist sehr viel Bewegung in den öffentlichen Einrichtungen und ein gewisser Druck Lösungen für BürgerInnen auf den „Markt“ zu bekommen.

In diesem Post möchte ich ein paar häufig gestellten Fragen zum Job des Project Manager E-Government beantworten, die mir als Teamlead oft gestellt werden.

An welchen Herausforderungen arbeitet ein Project Manager im E-Government?

Im gesamten deutschsprachigem Raum treten in den nächsten Jahren E-Government Gesetze in Kraft, die eine Ablöse von papierbasierten Verwaltungen und eine Transformation zu digitalen öffentlichen Verwaltungen vorgeben. Dadurch muss zwingend eine elektronische Akte eingeführt und mit den restlichen E-Government Systemen und Maßnahmen der Verwaltung integriert werden.

Durch die Digitalisierung wird die Arbeitsweise der Verwaltungsmitarbeiter stark verändert, diese Veränderung muss durch ein aktives Change Management begleitet werden, in dem die Betroffenen zu Beteiligten in der E-Akte Einführung werden und diese aktiv mitgestalten können. Zusätzlich muss das E-Akte System so eingeführt werden, dass die digital abgebildeten Prozesse und Arbeitsabläufe eine Arbeitserleichterung (z.B. durch Automatisierung) für jeden Einzelnen bringen.

Was umfasst der Begriff E-Akte alles?

Die E-Akte ist ein All-In-One Tool für die öffentliche Verwaltung, das neben Office- und E-Mail-Werkzeugen das prägende Softwaretool im Arbeitsalltag der Verwaltungsmitarbeiter ist. Dementsprechend muss hier ein großer Wert auf eine effiziente Benutzerführung, schlanke Abläufe und in eine nahtlose Integration mit anderen IT-Werkzeugen gelegt werden.

Mit einem E-Akte System können Verwaltungsaufgaben und Serviceprozesse jeglicher Art (vom Bürgerservice bis zur internen Personalakte) abgebildet werden. Die Basis dafür ist ein revisionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS), mit dem digitale Akten und Geschäftsfälle strukturiert abgelegt werden können.

Darüber hinaus bieten E-Akte Systeme diverse Möglichkeiten zur Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Workflows sowie umfassende Recherche- und Suchfunktionen und ein flexibles Berichtswesen (Reporting).

Begriffserklärung:

  • ELAK: Elektronischer Akt (Begriff in Österreich)
  • DMS: Dokumenten-Management-System (Begriff in Deutschland)
  • GEVER: Geschäftsfall-Verwaltung (Begriff in der Schweiz)

Wie sieht eine typische Arbeitswoche aus?

Der Project Manager E-Government reist etwa alle 2 Wochen zum Kunden (zumeist nach Deutschland oder in die Schweiz) und hält dort 1-3 tägige Workshops zur Analyse, Konzeption und prototyphaften Konfiguration seiner fachlichen Anforderungen (z.B. in den Bereichen Rechnungseingang, Personalakte, Vertragsmanagement, etc.).

Die restliche Zeit verbringen die Project Manager im Wiener Office, um die aufgenommenen Anforderungen in Acta Nova zu konfigurieren bzw. Entwicklungsaufgaben bzgl. Customizings und Schnittstellen-Integrationen mit den Devs und dem restlichen Projektteam abzustimmen.

Alle E-Akte Projekte werden nach einer agilen Vorgehensweise durchgeführt, sowohl in Richtung Kunden als auch in der internen Umsetzung. Der Freitag wird öfter für interne Abstimmungen im E-Akte Team sowie für Know-How Sharing genutzt, damit die unterschiedlichen Projekt- und Kundenteams voneinander lernen und sich stets verbessern können.

Mit welchen Technologien beschäftige ich mich?

Acta Nova basiert vollständig auf Microsoft Standard-Technologien, dementsprechend hat man mit Windows Server, MS SQL Server, den IIS Web Server und dem .NET Framework (C#) zu tun.

Eine gewisse technologische Affinität ist für Project Manager E-Government wichtig, um bei Bedarf auch selbst Probleme direkt analysieren und lösen zu können. Entwicklungsaufgaben werden aber natürlich an das Dev-Team weitergegeben.

Was ist das E-Akte Team?

Das E-Akte Team innerhalb der TechTalk kümmert sich um die Digitalisierung von öffentliche Verwaltungen im gesamt D-A-CH Raum (Deutschland, Österreich und Schweiz).

Unser Ziel ist es, dass Behörden (z.B. Stadtverwaltungen) ihre Papieraktenberge los werden und stattdessen mit digitalen Services und Systemen effizienter, schneller und bürgernäher arbeiten können. Dazu verwenden wir das E-Akte Standardprodukt Acta Nova, das von unserer Wiener Partnerfirma RUBICON entwickelt wird.

Als Acta Nova Lösungspartner führt das E-Akte Team schließlich die Einführungs- und Roll-Out-Projekte mit dieser Software durch. Dabei werden einerseits technische Customizings und Schnittstellen-Integrationen von unseren Entwicklern realisiert, andererseits haben unsere Project Manager im E-Government die Aufgabe Acta Nova entsprechend der Kundenanforderungen zu konfigurieren und die Projekte sowie die jeweiligen Entwicklungsteams zu leiten.

Wie groß ist das Team in dem ich arbeiten werde?

Derzeit arbeiten ca. 15-20 Personen im E-Akte Bereich, wobei hier etwa 8 Project Manager für die diverse Projekte und Kunden verantwortlich sind. Das restliche Team besteht aus Entwicklern und Testern, die für die technische Implementierung und das Qualitätsmanagement verantwortlich sind.

Einzelne Projekte werden in cross-functional Teams in einer Größe von 3 bis maximal 8 Personen durchgeführt, wobei hier wieder alle 3 Rollen (Project Manager, Developer, Tester) vertreten sind.

Ich habe noch keine Erfahrung mit E-Akte Systemen (ELAK, DMS, GEVER), kann ich mich trotzdem bewerben?

Ja, das ist kein Problem wenn Erfahrung mit anderen Standardprodukten z.B. in CRM- oder SAP-Projekten gesammelt wurde. Es hat sich gezeigt, dass Experten mit Erfahrung in diesen Bereichen relativ schnell in E-Government Projekten Fuß fassen können. Außerdem suchen wir auch junge Talente, die wir als E-Government Project Manager intern ausbilden und aufbauen möchten.

Wo erfahre ich mehr über bisherige Projekte im Bereich E-Government bzw. von TechTalk?

Auf unser E-Akte Website und unserer Praxisberichte-Webpage findest du Referenzen.

Was muss ich sonst noch wissen?

TechTalk bietet neben einem interessanten Job auch eine tolle Arbeitsumgebung.

Haben Sie weitere Fragen zum fachlichen Bereich des E-Government Project Managers? Schicken Sie mir gerne Ihre Fragen!