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Der Weg von inperson zu remote & hybrid – Wie wir uns auf die neuen Gegebenheiten umgestellt haben

Auf bessere Zeiten verschieben, absagen, oder unter Vorbehalt fixieren? Jeder, dessen Arbeitsleben von Meetings geprägt ist, hat dies in den vergangenen Monaten vernehmen müssen. Man scheitert oft daran, keinen ausreichend großen Raum zu haben oder nicht über die technische Ausstattung zu verfügen, um ein hybrides Meeting optimal durchführen zu können.

Vor dieser Situation standen auch wir und die Folge war Stillstand. Natürlich wurden alle Veranstaltungen abgesagt. Die Räume leer und die Rückkehr ungewiss. Nach der Schockstarre wurde uns rasch bewusst, wenn wir das Projekt DC Spaces weiterbringen und am Laufen halten wollen, müssen wir uns anpassen und reagieren. Die Antwort auf die Frage wie diese Reaktion aussehen sollte war genau vor unseren Augen: Was brauchen wir als TechTalk für eine sichere und nachhaltige Zusammenarbeit?

Zunächst haben wir als Trainingsanbieter von TechTalk online Events & Trainings durchgeführt, bei denen wir die verschiedenen Tools zur idealen Online-Zusammenarbeit akribisch studiert und zu nutzen gelernt haben. Damit hatten wir schon einmal die online Werkzeuge als Grundlage bereit. Klar war auch, dass der Zeitpunkt kommen wird, an dem Meetings und Veranstaltungen wieder vor Ort möglich sein werden. Davor jedoch werden Hybridmeetings Einzug halten und die Schedules bestimmen.

Gesehen und verstanden werden –  Jeder soll teilnehmen, nicht nur Zuschauer sein.

Mit diesem Blick in die Zukunft haben wir unsere Ausstattung, Infrastruktur und unser Wissen zu hybriden Meetings spezialisiert. Denn für Remote- als auch Vor-Ort-Teilnehmer gilt dasselbe: Sie wollen involviert und abgeholt und ihre Stimme soll gehört werden. So waren wir nach dem ersten Lockdown schon so vorbereitet, dass wir Veranstaltungsort für kleine Meetings und Workshops von Kunden waren, die uns ihr Vertrauen gaben und wir es bestätigen konnten.

Wir sorgen dafür, dass Personen, die von zu Hause aus teilnehmen, kein Gefühl des stillen Zuschauers haben und sich ins Meeting einbringen können. Über Mikrofone und Kameras wird unser großer Meetingraum „Eastside Gallery“ sowohl akustisch als auch visuell in Gänze erfasst. Die Teilnehmer daheim haben somit eine gute Möglichkeit, alle anderen Personen zu sehen, zu hören und gleichzeitig selbst gut gesehen und verstanden zu werden.

Das Know-How, das wir als Trainingsanbieter in diversen remote Trainings sammeln konnten, lassen wir hier einfließen und geben es an unsere Kunden weiter. Sei es, wenn es um die Entscheidungsfindung des richtigen Remote-Tools oder des technischen Setups der Kamera- und Soundeinstellungen geht.

DC Spaces als Facilitator der Agile Tour Vienna/ Vom Experiment zur Konferenz

So waren die DC Spaces Veranstaltungsort für die Agile Tour Vienna 2020. Auch das Organisations-Team der Agile Tour Vienna stand vor der Entscheidung, ob und wie man die Konferenz durchführen kann. Mehreren hundert Personen sollte eine spannende und interaktive Konferenz geboten werden. Lesen Sie hier mehr über die Planung und Durchführung der Agile Tour Vienna 2020. Mit dem technischen Know-How und der Größe unserer Räume konnte bei uns diese online Konferenz im hybriden Format durchgeführt werden. Wir durften sogar einige wenige Teilnehmer vor Ort begrüßen und ihnen ein angenehmes und sicheres Konferenzerlebnis bereiten. Zusätzlich zu den klassischen Talks standen auf der Agenda „Panel Discussions“. Diese wurden hybrid (Speaker vor Ort als auch remote) gehalten. Passend dazu thematisierte die Panel Discussion „Remote Austria“ wie man sich auf die neuen Gegebenheiten auf Unternehmensebene und im Privatleben einstellen musste.

Die Vorbereitung auf die Konferenz war ebenfalls absolutes Neuland für uns als Team. Wie sollen wir etwas organisieren, was wir noch nie praktisch durchgeführt haben? Da das „TechTalk Teamevent 2020“, eine TechTalk interne Veranstaltung bei dem normalerweise eine Fahrt in ein Hotel geplant und einige Open Space Diskussionsrunden mit anschließenden Abendessen, abgesagt werden sollte, haben wir dieses Event hybrid über Hopin (ein Konferenz-Tool welches wir bei der Agile Tour Vienna einsetzen wollten) durchgeführt. Dieses interne Event, als Vorbereitung für die eigentliche Konferenz, in einem Safe-To-Fail Environment abzuhalten und daraus zu lernen, war für uns besonders wichtig. Das Feedback, welches wir von unseren Kollegen erhalten haben, zeigte uns die Stolpersteine auf, sowie Verbesserungsvorschläge, die wir sowohl für die Agile Tour Vienna also auch für alle weiteren hybriden Veranstaltungen nutzten.

Standards und Vertrauen

Mit der Erfahrung und dem Wissen, welche wir in verhältnismäßig kurzer Zeit generieren konnten, haben wir es geschafft, dass Meetings, Workshops und Kurse wieder zuverlässig geplant und veranstaltet werden können. Präventiv bieten wir für Veranstalter und ihre Teilnehmer Antigen-Schnelltests an, um sicher zu gehen, dass niemand unbewusst Überträger ist.

Natürlich finden alle unsere Veranstaltungen im Rahmen der von der Regierung vorgegebenen Maßnahmen statt. Zusätzlich vertrauen wir auf die Vernunft unserer Gäste, sich an Abstandsregeln zu halten und bei etwaigen Symptomen ihre Eventteilnahme abzusagen.

Mit unserem Konzept und dem Verständnis unserer Gäste haben wir es geschafft, nach dem ersten Lockdown eine Normalität und Sicherheit in die Planung und professionelle Durchführung von Meetings sowie jeglichen hybriden Veranstaltungen zu gewährleisten.

Wenn Sie auch Unterstützung bei einem Meeting oder Kunden-Event benötigen, ganz egal in welchem Format, dann kontaktieren Sie uns. Wir evaluieren gemeinsam die beste Lösung und unterstützen Sie bei der erfolgreichen Durchführung Ihrer Veranstaltung.

Agile at Scale: How „The Spotify Model“ came to life and how it can be applied in a remote-work environment

Joakim Sunden
Consultant at Crisp

Joakim Sunden was one of the Agile Coaches at Spotify working together with the CTO to develop a new approach to Agile at scale, aka “The Spotify Model” with Tribes, Squads, Chapters and Guilds. He is also a well-known figure in the agile community, having organized and spoken at many international conferences and community events over the years. In 2016 he held a keynote at Agile Tour Vienna, since then we partner with Joakim and also offer a training course about SAFe and the „The Spotify Model“. For this post, we asked Joakim how „the Spotify Model“ came to life and how it evolved since then.

How would you explain the Agile at Scale (Spotify Model) to someone who has never heard about it?

There’s no short answer to that so you’ll have to bear with me for some background story. Back in 2011 when I joined Spotify we had fewer than ten teams, or squads as we could come to call them. But we already experienced some growing pains and we knew that we would grow a lot as we had big plans and a lot of VC funding. We wanted to desperately avoid the increased bureaucracy and slow speed many of us had experienced with other big companies so we tried to come up with a new way of organizing ourselves to stay agile even at scale.

At it’s core it’s all about trusting the people you hire to do a great job and support them the best you can without getting in their way. This is why we called the core of our org an “autonomous squad”, a 5-10 people small and empowered product development team who are free to make a lot of more choices than any other team I had ever worked with in the past. Not just how to build things, but also to a large extent what to build. Within bounds of course.

One example of such bounds is the product direction, or goal, of your tribe. Each squad was part of a mission, or product area, called a “tribe”, together with maybe four to ten other squads. The Tribe Trio leadership would set a direction in dialogue with the squad and upper management, within which the squads would have freedom to explore different experiments to push the metrics the right way. Leadership is all about supporting you, making sure you have clarity of direction and everything you need to get there, in terms of skills, resources, decision power, etc.

How can you apply some of Spotify’s organizational structures and practices to your SAFe ARTs?

That’s also true for your closest manager who leads the functional area, or Chapter as our name was, you’re part of together with 5-10 coworkers with similar skill sets. Kind of a matrix model where the manager is a servant leader responsible for your development and success rather than for making decisions and relaying information, and so on.

On a surface level this is what most people understand as “the Spotify Model”; Squads, Chapters, and Tribes. Because that’s the visible most apparent structural parts of it. In practice it’s much more about mindset, culture, leadership, all those things that’s really different and makes it tick, but harder to observe and understand. And that’s what we drill down into in the course. That and the finer mechanics of some of what we learned along the way and from living with this model and evolving it  for several years.

So the first white paper on the Spotify model came out in 2012. What has happened since then?

Wow, a lot really… One of the most concrete things that we abandoned rather quickly after the paper came out was the idea that a Chapter Lead, that is, an engineering manager, should work 50% as a manager and 50% as an individual contributor in a squad. That simply didn’t work, it was too much. Which is not to say that it’s not the right thing for other companies to be doing, but it didn’t work for us with very high expectations on the people development part of the role.

Great experience. Completely realistic view. Down to earth presenter.

– Attendee feedback, Agile at Scale Workshop with Joakim Sunden in 2019

This is by the way a reason I don’t want to talk a lot about changes to Spotify’s way of working, since people seem to perceive it as some kind of evolution and “what Spotify’s doing now must be so much better than the old white paper, so let’s take a short cut and go straight to where they are now”. How Spotify evolved is not necessarily the way your organization needs to evolve. What was working well at some point in one context may not be working well in another context. In an organizations of Spotify’s size there’s now also multiple different solutions to similar problems in different parts of the company. Some held on to the Chapter Lead model while others tried other approaches to solve for other problems, reach other goals.

So rather than talking about the evolution of a specific model we spend a lot of time in the course talking about what we learned from different things, the thinking behind it, how things evolved. All with the goal of course participants being better equipped to solve their own issues themselves when they get back to work. Using Spotify as an inspiration, for different types of solutions, but also the approach to change and problem solving that we applied. And not just Spotify, we drew inspiration from plenty of sources ourselves, and so should you of course.

Can the Spotify model also be applied in a remote work environment?

Absolutely! Spotify was early on a distributed company with product development in Stockholm, Gothenburg, New York and San Francisco. Later we added Boston, where I lived and worked for a few years, and more recently London. So a remote work environment was there pretty much from the start for me.

Working in a remote environment it’s even more important to let go of control and trust your people and teams to work autonomously to solve problems. It’s even more important to have good practices in place for collaborating and communicating, to create clarity of direction and communicate progress when working remotely.

When I left Spotify and started consulting with companies I was shocked to learn how bad most of them were at remote work practices and how many companies just lack the tools to be able to collaborate efficiently in a remote environment. Even though the course is very little about remote work practices per se, indirectly it’s a lot about supporting that way of working. Since we’re also running it remote, participants will be able to learn some really good tools for remote workshops, should they not already be familiar with them.  

Online Planning and Collaboration in Multiple Teams (Kostenloser 90-min. Remote-Workshop)

Ole Jepsen
Enterprise Agile Coach | Scaled Planning Advisor |

Um die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen zu beschleunigen und marktfähig zu bleiben, setzen viele Teams auf agile Methoden.

Bis vor wenigen Wochen war es üblich sich in großen Runden in Meetingräumen zum PI Planning, Face2Face zu treffen, um die Hürden der Planungs- und Koordinierungsaufgaben zu besprechen.

Dann kam Covid-19 und die Frage wie diese großen Planungssessions nun durchzuführen seien. Verschieben und Momentum verlieren oder online durchführen?

Ole Jepsen wird in diesem Remote-Workshop seine Erfahrung im Bereich Online-Planung weitergeben. Sowohl aus Pre-Corona-Sicht (Teams in unterschiedlichen Ländern verteilt) und Post-Corona-Sicht (alle zu Hause am Laptop).

„Set up the collaboration board exactly as you would set up the physical conference room“ – Tip by Ole Jepsen

Die Gute Nachricht ist, dass Online-Planung (PI Planning) sehr wohl online gut umsetzbar ist. Die Durchführung erfordert eine gute Vorbereitung, die richtigen Tools und ein paar Tipps und Tricks.

An wen richtet sich dieser Online-Workshop?

Idealerweise haben Sie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit agilen Methoden, Scaled Agile, SAFe, LESS, oder haben in der Vergangenheit schon an PI-Planning-Sessions teilgenommen.

Link zum Recording

Weitere remote Workshops finden Sie auf unserer Trainingsseite.


Rückfragen & Kontakt

Milena Krnjic

milena.krnjic@techtalk.at
LinkedIn

Hinweis: Der Workshop wird in englischer Sprache abgehalten. Für die Durchführung des Workshops wird die Videokonferenz-Lösung Zoom herangezogen, sowie das Tool Metro Retro. Sie müssen keine Software für die Teilnahme installieren. Falls Sie noch keinen Metro Retro-Account haben, erstellen Sie bitte im Vorfeld einen. Ein Zoom Account ist nicht notwendig. Für Zoom verwenden Sie am besten den Browser Chrome.


Unsere Trainings: Natürlich auch Remote!

Genau wie alle anderen Teile der TechTalk musste auch der Trainingsbereich, dessen Herz natürlich die erst kürzlich neu geschaffenen DC Spaces sind, auf die neue Situation reagieren.

Daher stellen wir unser Trainingsangebot auf Remote-Kurse um, bei denen Sie mit unseren internationalen Speakern virtuell interagieren können. Da wir bei TechTalk sowie unsere Trainer langjährige Erfahrung mit Remote-Arbeit haben, können wir auf dieses Wissen bei der Organisation von unseren neuen Kursformaten zurückgreifen.

Die ersten Trainings, die wir vollständig remote durchführen, sind:

Agile at Scale, Inspired by Spotify

mit Joakim Sunden, 19-22 April 2021

Automated Acceptance Testing and Story- Driven Development

mit Dave Farley, 23.-24 September 2021

Weitere Remote-Kurse und kostenfreie Meetups/Workshops werden wir in Kürze bekanntgeben. Folgen Sie uns auf LinkedIn oder Twitter, um die Ankündigung nicht zu verpassen.