Der Weg von inperson zu remote & hybrid – Wie wir uns auf die neuen Gegebenheiten umgestellt haben

Auf bessere Zeiten verschieben, absagen, oder unter Vorbehalt fixieren? Jeder, dessen Arbeitsleben von Meetings geprägt ist, hat dies in den vergangenen Monaten vernehmen müssen. Man scheitert oft daran, keinen ausreichend großen Raum zu haben oder nicht über die technische Ausstattung zu verfügen, um ein hybrides Meeting optimal durchführen zu können.

Vor dieser Situation standen auch wir und die Folge war Stillstand. Natürlich wurden alle Veranstaltungen abgesagt. Die Räume leer und die Rückkehr ungewiss. Nach der Schockstarre wurde uns rasch bewusst, wenn wir das Projekt DC Spaces weiterbringen und am Laufen halten wollen, müssen wir uns anpassen und reagieren. Die Antwort auf die Frage wie diese Reaktion aussehen sollte war genau vor unseren Augen: Was brauchen wir als TechTalk für eine sichere und nachhaltige Zusammenarbeit?

Zunächst haben wir als Trainingsanbieter von TechTalk online Events & Trainings durchgeführt, bei denen wir die verschiedenen Tools zur idealen Online-Zusammenarbeit akribisch studiert und zu nutzen gelernt haben. Damit hatten wir schon einmal die online Werkzeuge als Grundlage bereit. Klar war auch, dass der Zeitpunkt kommen wird, an dem Meetings und Veranstaltungen wieder vor Ort möglich sein werden. Davor jedoch werden Hybridmeetings Einzug halten und die Schedules bestimmen.

Gesehen und verstanden werden –  Jeder soll teilnehmen, nicht nur Zuschauer sein.

Mit diesem Blick in die Zukunft haben wir unsere Ausstattung, Infrastruktur und unser Wissen zu hybriden Meetings spezialisiert. Denn für Remote- als auch Vor-Ort-Teilnehmer gilt dasselbe: Sie wollen involviert und abgeholt und ihre Stimme soll gehört werden. So waren wir nach dem ersten Lockdown schon so vorbereitet, dass wir Veranstaltungsort für kleine Meetings und Workshops von Kunden waren, die uns ihr Vertrauen gaben und wir es bestätigen konnten.

Wir sorgen dafür, dass Personen, die von zu Hause aus teilnehmen, kein Gefühl des stillen Zuschauers haben und sich ins Meeting einbringen können. Über Mikrofone und Kameras wird unser großer Meetingraum „Eastside Gallery“ sowohl akustisch als auch visuell in Gänze erfasst. Die Teilnehmer daheim haben somit eine gute Möglichkeit, alle anderen Personen zu sehen, zu hören und gleichzeitig selbst gut gesehen und verstanden zu werden.

Das Know-How, das wir als Trainingsanbieter in diversen remote Trainings sammeln konnten, lassen wir hier einfließen und geben es an unsere Kunden weiter. Sei es, wenn es um die Entscheidungsfindung des richtigen Remote-Tools oder des technischen Setups der Kamera- und Soundeinstellungen geht.

DC Spaces als Facilitator der Agile Tour Vienna/ Vom Experiment zur Konferenz

So waren die DC Spaces Veranstaltungsort für die Agile Tour Vienna 2020. Auch das Organisations-Team der Agile Tour Vienna stand vor der Entscheidung, ob und wie man die Konferenz durchführen kann. Mehreren hundert Personen sollte eine spannende und interaktive Konferenz geboten werden. Lesen Sie hier mehr über die Planung und Durchführung der Agile Tour Vienna 2020. Mit dem technischen Know-How und der Größe unserer Räume konnte bei uns diese online Konferenz im hybriden Format durchgeführt werden. Wir durften sogar einige wenige Teilnehmer vor Ort begrüßen und ihnen ein angenehmes und sicheres Konferenzerlebnis bereiten. Zusätzlich zu den klassischen Talks standen auf der Agenda „Panel Discussions“. Diese wurden hybrid (Speaker vor Ort als auch remote) gehalten. Passend dazu thematisierte die Panel Discussion „Remote Austria“ wie man sich auf die neuen Gegebenheiten auf Unternehmensebene und im Privatleben einstellen musste.

Die Vorbereitung auf die Konferenz war ebenfalls absolutes Neuland für uns als Team. Wie sollen wir etwas organisieren, was wir noch nie praktisch durchgeführt haben? Da das „TechTalk Teamevent 2020“, eine TechTalk interne Veranstaltung bei dem normalerweise eine Fahrt in ein Hotel geplant und einige Open Space Diskussionsrunden mit anschließenden Abendessen, abgesagt werden sollte, haben wir dieses Event hybrid über Hopin (ein Konferenz-Tool welches wir bei der Agile Tour Vienna einsetzen wollten) durchgeführt. Dieses interne Event, als Vorbereitung für die eigentliche Konferenz, in einem Safe-To-Fail Environment abzuhalten und daraus zu lernen, war für uns besonders wichtig. Das Feedback, welches wir von unseren Kollegen erhalten haben, zeigte uns die Stolpersteine auf, sowie Verbesserungsvorschläge, die wir sowohl für die Agile Tour Vienna also auch für alle weiteren hybriden Veranstaltungen nutzten.

Standards und Vertrauen

Mit der Erfahrung und dem Wissen, welche wir in verhältnismäßig kurzer Zeit generieren konnten, haben wir es geschafft, dass Meetings, Workshops und Kurse wieder zuverlässig geplant und veranstaltet werden können. Präventiv bieten wir für Veranstalter und ihre Teilnehmer Antigen-Schnelltests an, um sicher zu gehen, dass niemand unbewusst Überträger ist.

Natürlich finden alle unsere Veranstaltungen im Rahmen der von der Regierung vorgegebenen Maßnahmen statt. Zusätzlich vertrauen wir auf die Vernunft unserer Gäste, sich an Abstandsregeln zu halten und bei etwaigen Symptomen ihre Eventteilnahme abzusagen.

Mit unserem Konzept und dem Verständnis unserer Gäste haben wir es geschafft, nach dem ersten Lockdown eine Normalität und Sicherheit in die Planung und professionelle Durchführung von Meetings sowie jeglichen hybriden Veranstaltungen zu gewährleisten.

Wenn Sie auch Unterstützung bei einem Meeting oder Kunden-Event benötigen, ganz egal in welchem Format, dann kontaktieren Sie uns. Wir evaluieren gemeinsam die beste Lösung und unterstützen Sie bei der erfolgreichen Durchführung Ihrer Veranstaltung.