Design Thinking – Kreative Ideen zum Onboarding neuer Mitarbeiter

Vor kurzem hatte ich, Eugene Hofmannsrichter, die Möglichkeit, einen Design Thinking Workshop zu begleiten. Als UX Designer hatte ich schon einiges über dieses Thema gehört, jedoch noch nicht aktiv damit zu tun gehabt. Zumindest dachte ich das. Zur Vorbereitung habe ich mich nur kurz in dieses Thema eingelesen. Das Vorgehen auch in der Praxis sehen zu können war mir natürlich sehr willkommen, um das Thema für mich auch greifbarer zu machen.

Der Workshop wurde von Claudia Oster moderiert und hatte das Ziel, Ideen zu generieren, die das Onboarding neuer MitarbeiterInnen in einem großen Unternehmen am ersten Tag verbessern sollen.

Worum geht’s bei Design Thinking?

Design Thinking geht es darum, Personen mit verschiedenem Hintergrund (z.B. verschiedene Berufsfelder und Abteilungen eines Unternehmens) gemeinsam an der Lösung eines Problems arbeiten zu lassen. Dazu werden Methoden eingesetzt, bei denen die Menschen im Zentrum stehen, für die die Lösung entwickelt werden soll, mit all ihren Motivationen und Bedürfnissen. Im Laufe der einenhalb Tage wurde mir klar, dass mir das Thema Design Thinking doch gar nicht so fremd war, wie ich dachte. Die Methoden, die zum Einsatz kamen, waren mir teilweise schon bekannt, handelte es sich doch um UX Design Methoden wie „Journey Mapping“, „Empathy Mapping“ oder „Idea Canvas“. Durch die vielfältigen Sichtweisen der TeilnehmerInnen erhält man ein breites Spektrum an Ideen, die während der Ausarbeitung und Verfeinerung mehrere Feedbackzyklen durchlaufen.

Wer waren die TeilnehmerInnen?

Die TeilnehmerInnen wurden so ausgewählt, dass sie verschiedene Sichtweisen einbringen konnten. Sie kamen aus der HR-Abteilung und verschiedenen anderen Bereichen des Unternehmens. Manche waren selbst noch nicht lange angestellt und konnten sich noch sehr gut an ihren ersten Arbeitstag, ihre Eindrücke, Gedanken und Gefühle erinnern.

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Wie war der Workshop aufgebaut?

Begonnen wurde mit dem Aufteilen der TeilnehmerInnen in zwei Gruppen, die jeweils eine „Journey Map“ erstellt haben. Auf dieser wurden verschiedene Situationen rund um den ersten Arbeitstag festgehalten und nach einer Skala von „gut“ bis „nicht gut“ bewertet. Die Gruppen erstellten zwei Maps aus der Sicht der neuen MitarbeiterInnen  – also aus „Kundensicht“ – sowie aus der Sicht der HR-Abteilung. Bereits in diesem frühen Stadium konnten Dinge, die mit „nicht gut“ bewertet wurden identifiziert werden und regten schon zu Ideen zur Verbesserung an. Da die Ideen erst später ausgearbeitet wurden, haben wir diese nur kurz notiert, um sie nicht zu vergessen.

Von allen im Laufe des Tages gesammelten Ideen wurden durch sogenanntes Dot-Voting aller TeilnehmerInnen vier Ideen ausgewählt und als Prototypen ausgearbeitet. Dabei stand der Kreativität nichts im Wege  Es konnten Flipcharts, Plakate, Legosteine, SAP Scenes Figuren und sogenannte Idea-Canvas Poster verwendet werden.

Onboarding neuer Mitarbeiter mit Hilfe einer App und Events nach einem festgelegten Zeitplan

Für jede Idee wurden Challenges und Success Faktoren überlegt.

Die Neugestaltung des ersten Tages im Unternehmen als Welcome-Day

Am zweiten Tag wurden die Prototypen weiteren MitarbeiterInnen aus HR und Führungskräften vorgestellt, die ihr Feedback gaben. Dieses Feedback wurde verwendet, um den Ideen den letzten Schliff zu geben.

Am Ende war ich sehr beeindruckt vom Ergebnis, da die Ideen überhaupt nicht in Konkurrenz zueinander standen. Alle vier Ideen sind auch bei allen TeilnehmerInnen gut angekommen. Besonders toll fand ich, dass sie sich gegenseitig ergänzten und trotzdem unabhängig voneinander, in verschiedenen Zeiträumen und in mehreren Schritten sukzessive umgesetzt werden können. Alles in Allem ein großartiges Paket für den Einstieg und die erste Zeit der neuen MitarbeiterInnen.

Sehr schön zu sehen war auch, dass diese UX Design Methoden, die wir sonst anwenden, um Ideen zu Innovationen in der IT zu generieren, auch für Prozessverbesserungen angewendet werden können, die mit IT wenig bis nichts zu tun haben. Durch die Herangehensweise, erst Probleme zu identifizieren und dann an der Lösung der relevantesten zu arbeiten ist auf viele Bereiche umleg- und anwendbar.

Bei weiteren Fragen rund um Design Thinking oder UX kannst du dich an das UX-Team bzw. direkt an Claudia Oster wenden.