Das ISO Team bei TechTalk

Erfahrungsbericht: Der Weg zur ISO 9001:2015 Zertifizierung!

Seit einigen Wochen sind wir nach ISO 9001:2015 zertifiziert. In diesem Blogpost möchte ich ein paar Einblicke in den Zertifizierungsprozess geben.

Screenshot from 2016-09-29 23:54:28

Entscheidung und Zeitplan

Die Entscheidung die Zertifizierung anzustreben wurde im Herbst 2015 getroffen und beruhte großteils darauf, die Wettbewerbsfähigkeit durch ein anerkanntes Qualitätssiegel zu steigern. Die unternehmerischen Kernprozesse, die größtenteils schon dokumentiert oder klar in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verankert waren, sollten zertifiziert werden und die eigenen Qualitätshandbücher ersetzen.

Eine zusätzliche Motivation war das Potential für eine laufende und strukturierte Verbesserung der Abläufe und Dokumentationen sowie die höhere Kommunikationsfähigkeit strategisch wichtiger Grundlagen, wie beispielsweise dem Unternehmensleitbild.

Durch die Revision der ISO 9001 (2015), die den Fokus weniger auf strikte Dokumentationsvorgaben und mehr auf ein lebendes Qualitätsmanagementsystem legt, eröffnete sich uns zusätzlich auch die Möglichkeit, die Zertifizierung mit den für uns gängigen Tools, wie SpecLog, Sharepoint oder OneNote durchzuführen. Eine Aktualisierung bzw. Überarbeitung vorhandener Dokumentation war dadurch nicht nur einfacher möglich sondern sollte uns in Zukunft auch mehr als Pseudo-Dokumentation, die nur der Zertifizierung dient, bringen.

Der ursprüngliche Zeitplan – eine Zertifizierung im Q2 2016 – war etwas zu ambitioniert, da es sich recht bald herausstellte, dass die Durchlaufzeiten zu kurz angesetzt waren. Trotzdem waren wir bemüht die Zertifizierung so bald wie möglich abzuschließen, und wir konnten dann am 20. Juni 2016 den ersten Schritt zur Zertifizierung, nämlich die Durchführung des internen Audits, tätigen.

Ablauf

Ein TechTalk Prozess visualisiert als Story Map in SpecLog

Ein TechTalk Prozess visualisiert als Story Map in SpecLog

Die inhaltlichen Gespräche haben im Oktober 2015 begonnen. In den ersten Monaten wurden intern und mit einem Berater die von der Norm geforderten Themen bearbeitet. Um die definierten Prozesse auszuarbeiten gab es in dieser Zeit Workshops mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von TechTalk in welchen wir uns auf die Schritte und Aktivitäten in den Prozessen einigten.

Festgehalten wurden die Prozesse in unserem Story-Mapping-Tool SpecLog. Aufgrund der guten Übersicht durch die Aufteilung in Prozessschritte, Aktivitäten und Artefakte kann sich jeder Mitarbeiter schnell einen Überblick über die Prozesse verschaffen.

Nachdem der Ablauf der Prozesse feststand, mussten Prozesskennzahlen für jeden Prozess definiert werden. Die sinnvollsten und aussagekräftigsten Kennzahlen auszuwählen war nicht immer leicht, denn diese sollten so definiert sein, dass die Effektivität des Prozesses festgestellt werden kann und im negativen Fall auch leicht gesehen werden kann, an welcher Schraube gedreht werden muss um den Prozess zu verbessern.

Nach der Ausarbeitung der Prozesse wurde jedem Prozess ein/e Prozesseigner/in zugeteilt, welche/r die Verantwortlichkeit für den Prozess in Zukunft übernimmt. Diese Verantwortlichkeit beinhaltet unter anderem den Inhalt der Prozesse, die laufende Überprüfung anhand von Prozesskennzahlen sowie die Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen.

Abgesehen von den Prozessen wurden auch Themen wie der Kontext der Organisation, die Führung, Planung und Unterstützung behandelt. Es wurde dabei Vorhandenes aktualisiert und manches neu erstellt oder aus mehreren Quellen zusammengetragen mit dem Fokus diese Themen präsenter und auch zugänglicher für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu machen.

Die TechTalk Identität wurde überarbeitet

Die TechTalk Identität wurde überarbeitet

Das Audit

Am 20. Juni fand das interne Audit, bei dem sich unser Berater nochmals alle Unterlagen angesehen hat und ein letztes Mal überprüft wurde, ob alle von der Norm geforderten Punkte erfüllt sind, statt. Kurz darauf wurde dann das Stage 1 Audit, bei dem sich der externe Auditor einen Überblick über die vorhandene Dokumentation verschaffte, durchgeführt.

Bevor das Stage 2 Audit dann am 27. und 28. Juli stattfand, gab es noch ein paar Kleinigkeiten, die beim Stage 1 Audit auffielen, zu ergänzen. Beim Stage 2 Audit wurde dann nicht nur die Dokumentation überprüft, sondern auch die Prozesse im Detail besprochen, um sicherzustellen, dass diese auch wie definiert gelebt bzw. durchgeführt werden.

Das Zertifikat wurde uns eine Woche nach der Durchführung des Stage 2 Audits übermittelt, womit wir offiziell die ISO 9001 Zertifizierung erreicht hatten.

Das ISO Team bei TechTalk

Das ISO Kernteam bei TechTalk: Daniel Fellegger, Christian Hassa, Franz Noll, Wilhelm Fauma.

Ausblick

Die Gültigkeit des Zertifikats beträgt 3 Jahre. Zwischen den externen Zertifizierungsaudits wird jährlich auch ein internes Audit sowie ein Überwachungsaudit durchgeführt, in welchen jeweils die zur Verbesserung definierten Punkte vom vorhergehenden Audit herangezogen und überprüft werden.

Für TechTalk gilt es nun das QMS (Qualitätsmanagementsystem) zu etablieren und laufend die Prozesskennzahlen zu überwachen und Maßnahmen zur Weiterentwicklung und Verbesserung durchzuführen.

Fazit

Der Aufwand zur Zertifizierung ist nicht zu unterschätzen. Wir konnten den Zertifizierungsprozess aber beschleunigen, da auch vor der Zertifizierung schon strukturiert, nach teilweise “ungeschriebenen Prozessen”, gearbeitet wurde und schon einiges an (Qualitätsmanagement-) Dokumentation vorhanden war.

Von den zusätzlich für die Zertifizierung erstellten Inhalten erachten wir einen Großteil als sinnvoll, da es uns von Anfang an ein Anliegen war zugängige und leichtfüßige Dokumentation, die auch in der täglichen Arbeit helfen kann und nicht nur der Zertifizierung dient, zu erstellen.

Weiters ist es ein großer Vorteil, dass die ISO 9001 die Kundinnen und Kunden sowie die ständige Verbesserung in den Vordergrund stellt, denn bei der agilen Durchführung von Projekten trifft beides aufeinander. Feedback vom Kunden einzuholen und einzuarbeiten, sowie die laufende Verbesserung von internen Abläufen durch Retrospektiven gehören bei uns zum Standard der Projektentwicklung und mussten nicht erst eingeführt werden.

Wir sehen optimistisch in die Zukunft und haben derzeit den Eindruck als würde uns die Zertifizierung Vorteile erbringen und dem Unternehmen dienen. Allerdings muss sich dieser Eindruck durch die Etablierung des QMS in den nächsten Jahren erst bewähren.

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