Apps for Office bei TechTalk

Das Problem: Wir schreiben unsere Rechnungen (mehr als 500 pro Jahr) und einfache Angebote “noch” in Excel. Das bietet enorme Flexibilität und war bisher auch ausreichend. Mit dem stetem Wachstum in unseren drei Unternehmen (Schweiz, Österreich und Ungarn) und dem anhaltendem Boom in den beiden Geschäftsbereichen SpecLog/SpecFlow+ und Agile Trainings mussten wir etwas tun, um komfortabel und schnell einheitliche Dokumente generieren zu können.

Die Aufgabenstellung: viele Rechnungen und Angebote schreiben in Deutsch, Englisch und Schweizer Deutsch (um etwa gängige Begriffe zu verwenden wie “Offerte” statt “Angebot” oder “ß” zu vermeiden), länderspezifische/absenderspezifische Textbausteine und Formate, verschiedene Währungen, Konten, Begriffe (USt, VAT, MWSt etc). Daraus ergeben sich viele Kombinationen, die sich mit einfachen Vorlagen nicht mehr abbilden lassen. Wir wollten technische Komplexität vermeiden und flexibel bleiben.

Die Lösung: Office 2013 bietet “Apps for Office” an, das ist in diesem Fall ein bisschen HTML (das wir einfach auf Azure gehostet haben, ist mit drei Clicks aus Visual Studio angenehm zu veröffentlichen) und JavaScript, um im geöffneten Excel-Dokument Änderungen am Inhalt und dem Format vorzunehmen. Office bietet ein JavaScript Objektmodell um viele gängige Dinge im Dokument aus dem Code automatisieren zu können. Im Grunde keine neue Idee und keine besondere Magie, aber sehr praktisch. Der Aufwand war minimal: ca. 10 Stunden inklusive Lernaufwand.

Jetzt können wir bei Bedarf in einem Excel-Sheet über die Apps for Office diese Assistenzmöglichkeit einschalten, wählen ein paar Parameter aus (welche Firma, Sprache, Währung, Owner) und die wesentlichen Elemente des Dokuments sind sofort richtig eingestellt und auch sprach- und währungsspezifisch formatiert. Natürlich besteht das Potential, eigene Services einzubinden (Rechnungsnummer generieren etc), aber soweit nicht notwendig.

Beobachtungen: Apps for Office ist ein schwieriger Begriff für Google-Suchen, zu generisch. Es gibt vergleichsweise wenig Community-Diskurs zum Thema. Apps für Office gibt es auch u.a. für Outlook und Word – und diese Apps funktionieren auch mit Office 365. Das Thema und der Ansatz hat viel Potential. Zum Einlesen in die Thematik empfehlen wir MSDN.

Beitrag von Andreas Rosenthal.

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